Dans le registre des outils puissants, Absara vous propose d'envisager le 3QO2CP. Vous en conviendrez, l'acronyme fait penser au nom d'un robot débarqué de la Guerre des étoiles. Ou d'une molécule concoctée par quelque laboratoire envahi de tuyaux serpentins. Pourtant, il s'agit d'un concept méthodologique, capable de caractériser vos projets, oui VOS car il est universel. Les trois Q désignent le Qui, le Quoi et le Quand, le O renvoie au Où, les deux C signifient Comment et Combien, quant au P, il qualifie le Pourquoi. Voyons en quoi l'outil consiste. Et surtout en quoi il aide l'entreprise.

Avant tout, signalons que l'acronyme 3QO2CP peut également se livrer sous la forme potache de CQQCOQP (vous aprécierez le chic de la formule) ou, nettement plus classe, de synopsis (scénarisation, balisage, circonscription) de projet. Notons que les anglophones le traduisent par 5W's : who, what, where, when, why. Le terme de projet ? Explicitons-le, il est ambivalent. "Projet" peut signifier : 1) une activité exceptionnelle (avec un début, un déroulement et une fin prévus), qui sort du champ d'expertise habituel (le métier) de l'entreprise. Exemple : une compagnie d'assurances qui souhaite créer une fondation artistique. Vous saisissez ? Mais "projet" peut aussi désigner : 2) une forme d'organisation (et donc de management) typique, exceptionnelle ou non, faisant appel à une équipe polyvalente (personnages-clés de l'entreprise, experts internes ou externes, insitutionnels, etc.), formée pour traiter un cas plus ou moins récurrent (surplus d'activité, externalisation, etc.), voire - pourquoi pas ? - un point structurel faisant vraiment partie du métier de l'entreprise. Comme l'innovation, qui réclame par définition de la transversalité. Récapitulons : théoriquement, le projet a un caractère exceptionnel et "hors-champ", mais c'est parfois un mode d'organisation durable, mis en place pour générer de l'efficacité en continu, notamment quand il y a un fort besoin de polyvalence (pluri-disciplinarité). L'on parle alors de management PAR projets, forme calquée sur le management DE projets (limité dans le temps)... mais inscrite dans la durée. Avec la nécessité absolue d'intégrer la dynamique de groupe le plus tôt possible dans le choix des équipes. Sinon, c'est le syndrôme Apollo assuré...

Penchons-nous sur l'outil. Le Qui renvoie certes à "qui fait quoi", "qui est à l'initiative de quoi", mais également au Qui-cible, le Qui-client, c'est-à-dire "qui est impacté par quoi". Dans le cadre de la construction d'une crèche d'entreprise, le Qui décrit toutes les parties-prenantes du projet et des travaux de réalisation (donneur d'ordres, sous-traitants), d'ajustement, etc., mais aussi tous les destinataires du projet, directement impactés (les enfants, les travailleurs, leurs proches), ainsi que les bénéficiaires/victimes indirects : les autres crèches, le tissu socio-économique local, la garderie de l'école, les élus locaux, etc. En environnement complexe (certains l'appeleront systémique), c'est bien connu, le battement des ailes d'un papillon ici peut engendrer un ouragan là-bas. Prenez garde à bien identifier tous les hommes concernés et impactés par un sujet : cela vous évite les mauvaises surprises à l'arrivée. Pour la petite histoire, l'on sait très bien que les révolutions, les coups d'Etat, les tendances sociologiques - bref les grandes aventures collectives - viennent souvent d'individus soit imprévus soit mal évalués (cf. entre autres l'excellent "La Dynamique des groupes restreints" de D. Anzieu et J.-Y. Martin). En clair, pour le QUI, sachez prévoir les acteurs directs (prescripteurs, commanditaires, réalisateurs, superviseurs, etc.), les acteurs indirects (sous-traitants, appuis externes, etc.), les impactés directs (destinataires de l'action et leurs proches), les impactés indirects (sphère professionnelle, sociologique, politique, journalistique, etc.)

Le Quoi succède au Qui. La séquence logique s'amorce avec un Qui et enchaîne directement sur l'objet : le Quoi. Il s'agit de décrire le plus simplement possible l'action à engager, en commençant par un verbe. Cela donne : (Qui) Les maçons (Quoi) bâtissent un mur. Nous avons la bonne amorce, qui s'appuie sur un verbe. Si ce Quoi vous inspire autant qu'une bourriche d'huîtres en plein mois d'août, Absara vous recommande de baliser les Quoi possibles par domaines : le diagramme de Kaoru Ishikawa ) peut se révéler un excellent levier d'inspiration. En outre, l'on peut présenter la liste des couples Qui-Quoi sous la forme d'un planning de Gantt, qui - cela tombe bien ! - inclut aussi la notion de temps. Le Quand représente, vous l'avez deviné, notre troisième Q.



"Quand" sollicite les quatre temps du PDCA (Planifier, Dérouler l'action, Contrôler son déroulement et ses effets sur l'objet visé, Améliorer l'ensemble), autrement dit la roue de W. Edwards Deming), statisticien de renom, père du relèvement industriel du Japon par l'amélioration continue. Résumons donc. A ce stade, le 3QO2CP produit une séquence du type Qui-fait-Quoi-et-Quand (Quand en termes de Planification, de Déroulement-action, de Contrôle-vérification et d'Amélioration).

C'est ici que le Comment intervient. Il indique les modes opératoires, les tours de main, les conseils pratiques, les spécifications dès lors qu'elles imposent des procédures particulières (ex. : une charte, un label, une norme).

Le Combien renseigne sur les quantités engagées ou nécessaires (argent, ressources humaines, nombre d'éléments recquis, etc.)

Quant au P, le Pourquoi, il développe trois composantes. C'est déterminant. Tout d'abord le but, qui exprime une action au moyen d'un verbe à l'infinitif. Par exemple, "réaliser la collecte des déchets dans le bâtiment E-12". L'objectif, lui, complète le but au moyen de chiffres : "réaliser cette collecte pendant 4 mois, au moyen de 6 personnes à temps plein et un budget de 2 500 euros". Puis, la finalité, qui se discute mais ne s'écrit pas (elle reste entre personnes autorisées). C'est l'idée, la philosophie, le fantasme, l'intention véritables. Bref, une motivation forte, en termes de valence lewinienne . C'est-à-dire un programme qui ne regarde que vous et vos amis, sous peine de déclencher un syndrôme Confucius (cf. Lao Tseu et le conflit mouettes-corbeaux). Imaginez que votre projet soit d'amener toute une population à adopter vos valeurs (infuence). Ou bien de donner un coup d'accélérateur à votre carrière. Nous vous recommandons de vous accorder avec vos collègues sur la juste définition de vos finalités, ainsi vérifiez-vous que vous êtes sur des lignes de pensée compatibles. Dans tous les cas, votre P - surtout si vous le mentionnez par écrit - comprend exclusivement les volets But et Objectif.

Récapitulons : Qui fait Quoi, Quand et Comment, engageant Combien de choses et Pourquoi - dans quel but, avec quel objectif (en aparté : avec quelle finalité ?)

Il y a là de quoi s'OQP...

[ Image du PDCA (c) Christian Paulus, Quesaco.org | Management de projet | quelques outils de génie industriel | 5M-Ishikawa ]