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Wonder-bras
L'on dit souvent, et moi le premier, que les projets se délitent avec le temps. Pourquoi ? Parce que, dans la plupart des entreprises, le lien s'émousse : les camarades du début deviennent des collègues (pff, ils râlent) et parfois des rivaux (grr, ils grognent). Vous vous souvenez de cette bon sang d'entropie ? C'est une force physique qui provoque, avec le temps, la disjonction et puis la dégradation d'un corps, d'un système. Il y a son symétrique, vous le connaissez : la néguentropie aliashoméostasie ou force de cohésion (la fameuse résistance au changement). Elle agit comme un aimant inconscient. Mais il y a beaucoup mieux que l'homéostasie passive, grégaire. Il y a la communion autour de valeurs puissantes [1].
Encore une fois je convoque le cas Mondragón, où le prêtre José María Arizmendiarreta a créé une coopérative dans la Pays basque espagnol (1956). Il s'agit à présent d'un géant industriel dans une jungle mondialisée, qui embauche (si !) et qui enregistre de la croissance (dingue !). Quelques valeurs simples et une vision pour souder l'ensemble [2], ajoutez-y des cercles vertueux (ex. : mieux tu travailles, plus tu as de sous) et la machine ronronne.
Il y a aussi l'exemple de Def Leppard. Ce groupe de heavy metal anglais a connu son âge d'or dans les années 1980. Souvenez-vous :
Eh bien figurez-vous que leur batteur Rick Allen, à l'époque, a eu un accident et a perdu... un bras (1984). Vous vous rendez compte ? Passer du succès au handicap physique ? Et, plus concrètement, comment continuer à jouer ? Les gars de son groupe lui on dit : Ecoute, tu vas rester avec nous. On te garde et on va y arriver. C'est ce que j'appelle de la camaraderie. Vraiment. Le bonhomme a travaillé dur, avec son bras unique, et a construit un système de pédales pour augmenter son efficacité sur les toms (les caisses de la batterie). Que dire ? Bravo. Un corps qui fait corps, ça marche. Leur équipe pourrait, je pense, donner des cours aux grandes écoles de management.
Un principe (la camaraderie), une vision (tous ensemble, des tournées partout). Et du succès au bout. Moi je dis que c'est normal : un vrai groupe c'est ça. Et un vrai groupe, en management, ça marche.
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Faire beaucoup de choses, c'est un signe d'énergie. D'accord. (Mmh, signe de dispersion ? Vérifier ici.)
Faire beaucoup de choses, c'est surtout s'appuyer sur une méthode. Il y a Getting things done (GTD), qui fait des étincelles [*]. Il y a aussi la cartographie mentale façon mind mapping. Obligatoire. Plus certains logiciels - gratuits s'il vous plaît. Récapitulons quelques points de méthode fonctionnelle. Puis passons à la solution Gliffy, signalée par les spécialistes en intelligence économique Pierre-yves Debliquy et Christian Vanden Berghen (Brainsfeed).
Que dire ? Ce truc en ligne marche bien. L'on y conçoit des schémas de base, d'un impact correct. Le gros, gros point fort : schémas sauvegardables sur le serveur de Gliffy et donc consultables sitôt que passez à un autre ordinateur connecté. Quoi d'autre ? Oui, les options : schémas partageables avec des amis contributeurs et/ou publiables (par copier-coller de code) dans un wiki, un site ou un blog :
Gliffy est davantage "organisation" que le très (trop ?) ludique - quoiqu'intelligemment interactif - Imagination Cubed. Définitivement "cerveau droit".
[*] Consultez le tableau optique de Scott Moehring, relayé par le blogueur francophone Jacques Turbé.
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Efficience personnelle - 1e partie [ Le temps, c'est du piment - 2e partie >> ]
Flemming m'en parle depuis quasiment un an : Getting things done (exécuter les choses - GTD pour les anglophones intimes) est, selon mon associé, la méthode absolue en matière de rangement et d'optimisation des données, événementielles ou figées, personnelles ou professionnelles. Gosh. On la doit au désormais gourou en organisation David Allen, dont je vous conseille de lire le blog. Champ d'application de GTD : tout ce que vous stockez sur papier ou sur support numérique. Vous voyez le bazar.
Justement ! Habitué à la rigueur quasi bouddhique des trois corbeilles (méthode simplissime), votre serviteur se plonge dans le très fameux SuperCoach, blog du Suisse Antonio Fontes, architecte numérique spécialisé dans la structuration et la sécurisation de l'information tournée vers le Web. Verdict ? GTD, sous l'angle très personnel du programmeur helvétique, me semble assez lumineux. Je me donne quelques semaines pour l'essayer, mmh... l'adopter définitivement.
Voyons comment Antonio Fontes s'approprie la méthode.
A la demande d'un lecteur, prévient l'expert bilingue [Fr-En], voici le modèle sur lequel je travaille quotidiennement au bureau. Il s'agit d'un simple fichier texte placé sur le réseau, [l'on peut aussi appliquer la méthode à partir d'un calepin papier et de quelques corbeilles à rangement], fichier que je modifie tout au long de la journée. En voici la charpente :
En attente, [Waiting] Je consulte ici toutes les actions déléguées dont j'attends une réponse, explique Antonio Fontes. Je dois savoir très rapidement qui en est responsable, quelle est la teneur de l'information et pour quand elle est attendue. Ex. : 'Récupérer étude de marché Anne B., 16-01-06' ou 'Vérifier enquête satisfaction Benoît C., 25-01-06'.
A faire - Priorité élevée [Next-high] Cette liste m'indique mes prochaines opérations. La règle est simple : si des actions sont placées dans la zone A faire - Priorité élevée, la zone A faire [juste en dessous] est gelée. Tout avancement dans les tâches subalternes [A faire] se fait si et seulement si la zone de tâches prioritaires [A faire - Priorité élevée] est complètement vidée. Ex. : 'Répondre au client Claude D.' ou bien 'Payer tiers provisionnel'.
A faire [Next]
Cf. A faire - Priorité élevée. Ex. : 'Tondre le gazon'.
Acquis, compétences nouvelles [Skills] Cette liste ne fait que grandir de jour le jour, se réjouit Antonio Fontes. Entrez ici toutes les nouvelles compétences acquises, que ce soit professionnellement ou non. Ce que vous avez appris à faire, à utiliser, à comprendre, etc. Cette liste est située à cet endroit dans un double but : 1. que vous la lisiez involontairement à chaque passage, 2. que cette dynamique de renforcements positifs (ici, cercles vertueux) vous motive à chaque fois. Ex. : 'Maîtriser mon emploi du temps', 'Comprendre 80 idéorgrammes japonais', 'Faire la vidange de la voiture moi-même', etc.
A purger [To clean] Lorsqu'une tâche est terminée, c'est cette zone qui l'accueille. C'est un 'tampon', auquel vous consacrerez quelques minutes avant de quitter le bureau (optimal) ou en arrivant le matin (moins optimal). L'objectif, estime Antonio Fontes, étant de compléter la ligne en indiquant à quelle date la tâche a été terminée. S'il s'agit d'un projet, c'est également le moment de s'arrêter et de réflechir sur la prochaine action. Toute action à venir, ajoute Antonio Fontes, sera 'rentrée' comme nouvelle tâche.
A la fin de ce traitement, vous l'avez compris, la tâche est déplacée dans la zone Terminé, cette dernière grandissant continuellement, elle devient elle aussi (cf. Compétences) un levier de motivation permanente. A vous de voir si vous souhaitez numéroter la ligne ou non... Dans mon cas, confie l'informaticien, la liste Terminé atteindra d'ici peu une longueur de deux pages. Cela fait plaisir ! Ex. : 'Delphine E., validation du choix du nom commercial, 19-12-05'.
Terminé, [Completed]
Cf. A purger. Ex. 1. 'Validation du modèle économique, 18-11-05 -> 10-12-05' ; 2. 'Choix d'un partenaire commercial, 15-11-05 -> 6-12-05'.
Deux 'coups de pouce' supplémentaires méritent une conclusion. Tout d'abord, rassure Antonio Fontes, l'on peut mettre le pied à l'étrier de la manière la plus banale qui soit : ouvrez un simple bloc-notes [informatique ou papier] et inscrivez-y les sections : au fur et à mesure de la journée, le document se remplira de lui-même, assure l'expert suisse.
Ensuite, les lettres. L'on peut ajouter, pour chaque événement, les modalités D, P et R. Qu'est-ce que c'est ?
D : délégation. La tâche est [...] courte , elle consiste juste à contacter un tiers et à lui confier la responsabilité d'une action. Lorsqu'une tâche D est terminée, prévoir son ajout dans la zone En attente (voir plus haut).
P : pleine. La tâche recquiert tout votre temps, toute votre attention. Durant sa réalisation, banissez tout autre chose (appels téléphoniques, visites, amorce d'un autre processus, etc.). Combien de temps peut-elle durer ? Dificile à dire. Une chose est certaine : sa continuité est un facteur capital. Ex. : 'P - Intervenir dans la conférence téléphonique avec les financeurs'.
R : retour. La tâche consiste à rendre des comptes. Courts ! Il ne s'agit pas de réaliser un rapport (une tâche bel et bien P), mais plutôt de le retourner à l'intéressé ou de lui attacher votre opinion. Ces tâches se matérialisent souvent sous forme d'appels téléphoniques, de memo ou d'e-mails.
Alors, séduits ?
[ David Allen, video | Agent solo - GTD en français, Sylvain Carle | Outils froids, paramétrer Gmail selon GTD ! ]
