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Vous faire gagner du temps
Oui, je sais. L'excellent Marc Traverson, coach parisien, dit du temps que c'est occidental. La notion équivaut à un ensemble vide en Orient : nip, queud', walou, nada. Le temps, c'est quelque chose de culturel avant tout. Et c'est aussi ce que dit l'anthropologue Edward Twitchell Hall : l'espace et le temps sont des objets culturels, les croyances et les pratiques de tout groupe humain colorent ça de manière typique (cf. Occident Vs Orient). Au point que la culture - c'est moi qui le dis - serait une émergence de dyades (grilles de lecture avec deux grands pôles), relatives à l'espace et au temps : proche/éloigné, rapide/lent, intime/public, à point nommé/en décalage, etc.
C'est vrai, c'est complètement vrai.
Pour autant, votre entreprise - et le réseau qu'elle forme avec les entreprises et les institutions - se met au diapason de ce qui, en Occident, est jugé comme important : le délai. Le délai, c'est central. Il se fonde sur le calendrier : vous m'ferez ça pour jeudi en huit est une chanson commune. Il y a aussi le temps comptable, c'est-à-dire comment dans l'année l'expert répartit, amorce et arrête les événements chiffrés. Puis, il y a le temps commercial, celui qui fait que l'on vend bien de la deuxième semaine de janvier à fin avril, de mai ensuite à fin juin, puis de mi-septembre à fin décembre. Et puis, c'est ce qui m'intéresse aujourd'hui, il y a le temps efficace. Vous savez ? Le temps que l'on déploie pour les projets, pour les campagnes, le temps des plannings, le temps des productions (machines ou hommes), etc.
Ce temps, c'est le temps rationnel (le temps qu'on comprend, qu'on envisage), c'est le temps de travail.
Alors, comment un consultant en organisation peut-il vous aider à optimiser ce temps-là ? J'entends vous aider à y caser plus de choses agréables et/ou profitables ?
Il y a deux outils.
Le premier, c'est l'utilisation des papillons, les fameux Post-it. Je vous renvoie au billet là-dessus. Sûr que la méthode, qui s'appuie sur l'animation d'un groupe, produit des fruits. Vous résolvez des problèmes (mettons d'organisation) et donc... gagnez un temps précieux. Quelques heures de travail améliorent fortement les pratiques. Le plan d'action (ex. : punaiser un gros planning en carton dans le hall) permet alors de mieux saisir qui fait quoi. Et donc de rationaliser ce bon sang de temps.
Deuxième pratique : c'est le scoring. Ou méthode de notation, de priorisation des propositions. Le scoring, c'est le fait de lister plein de choses, par exemple des tâches. Là, vous les avez et vous demandez à votre équipe de donner, individuellement, un nombre de coeurs (les j'aime faire ça) et un nombre d'euros (mmh, ça, ça rapporte à la boîte) pour chaque item. Après, pour chaque ligne, vous multipliez le nombre de coeurs par le nombre d'euros : appelons ça des scores. Et appliquez un écrémage, un 20/80 façon Vilfredo Pareto. C'est-à-dire retenez les 20 % d'items qui génèrent 80 % de scores, ici positifs.
Echantillon :
A) Lire les e-mails le matin [ **** x €€ = score de 8 ]
B) Gérer les contentieux [ * x €€€€ = score de 4 ]
C) Préparer le prochaine campagne commerciale [ *** x €€€€ = score de 12 ]
L'on comprend aisément que l'activité C prime, sa représentation de 33,3 % des items listés génère 12/24 soit 50 % des scores. Tout de suite après ce qui est obligatoire (choses légales ou réglementaires), vous placerez donc dans le planning tout ce qui est relatif à C. Le reste se logera où il y a du temps.
Un conseil : dans les faits, gardez 5 % de tolérance, 5 % de flottement dans l'application réelle des tâches. Considérez qu'il y a des "plantages" possibles (impondérables, incompétence des fournisseurs). Il vaut mieux les inclure dès le départ. Ou alors de considérer que le planning est vrai à 95 %, c'est comme vous voulez.
Sur le terrain, si le "plantage" excède 5 %, réprimandez le fautif (cf. management-minute), discutez avec celui qui a fait une simple erreur (cf. Hervé Gougeon) et félicitez celui qui réussit et tient ses délais.
Voilà ! J'y vais : bon week-end !
[ Manager en Orient | en cas de changement de cap managérial, vous pouvez pondérer le critère "coeurs" ou le critère "euros", en coefficientant l'un ou l'autre (ex. : coeff de 2) | comment Alain Lefebvre, patron de 6nergies, utilise les Post-it - photos | regardez à quel point le Travaillomane de Taibi Kahler recherche une maîtrise du temps | time management, la théma (et notamment Getting things done - GTD) | quelques outils atomiques de ma collection personnelle ]
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Métamorphose Vs modifications
<< En proie à un cauchemar, le rêveur a la possibilité de faire plusieurs choses en rêve : courir, se cacher, se battre [1], hurler, sauter d'une falaise, etc., mais aucun changement issu d'une de ces actions ne pourrait mettre fin au cauchemar. Dorénavant, nous appellerons cette sorte de changement le changement 1. La seule possibilité pour sortir d'un rêve comporte un changement allant du rêve à l'état de veille. Il est évident que l'état de veille ne fait pas partie du rêve [2], mais représente un changement complet. Cette sorte de changement sera désormais désignée par le terme de changement 2. >>
Paul Watzlawick, John H. Weakland et Richard Fisch, in l'indispensable Changements __
[1] Le psychologue Jean Monbourquette préconiserait plutôt d'apprivoiser le cauchemar. Au lieu d'en combattre les composantes dévorantes (lire d'ailleurs les excellents travaux de l'anthropologue Gilbert Durand sur la dévoration). Cf. en outre le remarquable apport de Monbourquette à la psychologie des profondeurs (un corrélat par ici, via Marie-Louise von Franz, disciple de Carl G. Jung). Par ailleurs, sur le rêve, mettre à profit le lumineux Alexandro Jodorowsky et Georges Romey l'érudit.
[2] Scientifiquement discutable, puisque tout un chacun rêve en permanence, y compris pendant sa veille. Ainsi va l'état actuel des connaissances sur le cerveau. Que dire du rêve constant, en journée ? Il est - psychologiquement - soumis au Moi, qui le coiffe et le sort du champ de la conscience. Eh oui, l'homme descend du songe, disait déjà Blondin...
[ Le changement dans l'entreprise | groupes humains | les profils en dynamique de groupe | changer avec David Gleicher | le changement 2 est un des effets de la surmultiplication de l'énergie, d'abord condensée par les parties-prenantes puis libérée - plus ou moins volontairement - pour subitement hisser le système vers une expression plus haute (autre état de conscience, intelligence collective, insight, masse critique opérante, nouvelle configuration, visant de nouveaux angles) | changement de conscience - mettre à profit le richissime patrimoine des kôan | éthique et homéostasie | d'après le psychosociologue Serge Moscovici, les effets de masse critique opérante (le terme est de moi) peuvent faire basculer un collectif dans un tout autre état (état = caractéristiques comportementales plus ou moins stables, génératrices à terme d'une culture : grille de lecture et pratiques communautaires reconnues en interne) | territoires, enjeux de résistances | la synergie, productrice de masse critique et d'effets de seuil (cliquets), ne modifie pas : elle métamorphose | masse critique implosive ou explosive, d'après Max Sandor | tiens, le papillon - formidable métamorphe - est une allégorie de l'intériorité (âme), comme si celle-ci était vouée à la transformation continue | ah, les symboles ! | retour à l'entreprise, via le trajet mythologique - la boucle est bouclée ] Read More
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Intelligence collective !
<< Nous entendons par intelligence collective la dynamique d'acteurs se rassemblant autour de finalités partagées, rendue possible par une mutation culturelle et la maîtrise des nouvelles technologies de communication. L'intelligence collective devient le vecteur de mutation de l'entreprise. Sa promotion suppose la mise en oeuvre de processus éducatifs, de développement et de changement culturel des personnes. Elle est rendue possible par des moyens logistiques (Internet, intranet), mais ne peut exister sans un minimum d'alliance entre les acteurs. La mise en oeuvre de ces changements rend nécessaire un ensemble d'accompagnements interconnectés (accompagnement par les dirigeants, les consultants internes et externes) : constructions collectives de visions, coaching, cohésions d'équipes, pilotage stratégique. >>
Vincent Lenhardt et Claude Rochet, animateur d'un excellent portail sur la systémique -
[ La systémique en quelques mots | Le système ? Un ensemble : 1. dialogique, 2. récursif, 3. hologrammatique (Edgar Morin), 4. total, 5. interactif, 6. homéostatique, 7. stockeur (Joël de Rosnay), 8. équifinalisé, 9. ouvert (Ludwig von Bertalanffy), 10. émergent (Nicolai Hartmann), 11. fini, 12. autorégulé, 13. actif sur le monde, 14. auto-informé, 15. compétent, 16. computatif, 17. coordonnateur d'informations, de décisions, d'opérations (Jean-Louis Le Moigne), 18. entropique, 19. synergique, 20. incertain | mise en oeuvre humaine - dynamique de groupe, ici et là | profils et dynamique de groupe | management de projet, une véritable combinatoire humaine - ici et là | systèmes ouverts et fermés, [ici] selon le biologiste autrichien Ludwig von Bertalanffy (1901-1972) | Larequoi, laboratoire des Yvelines de recherche en management | consulter Alain Fernandez | passer de la complexité à l'intelligence collective, conférence de Claude Rochet | carte des grands penseurs et experts, notamment systémiciens | intelligence collective - Olivier Zara | Philippe Durance | Flemming Funch, agent for building new participatory systems [En], un pape de l'intelligence collective | The Co-Intelligence Institute | Le Santa Fe Institute, la Mecque des sciences de la complexité | Dave Pollard [En] et beaucoup d'autres [En] | le knowledge management, par l'excellent Outils Froids | ethologie - intelligence collective et animaux sociaux | le 2.0, émanation fort concrète de l'intelligence collective | Intelligence collective, un nouveau paradigme ? ] Read More
