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Vous faire gagner du temps
Oui, je sais. L'excellent Marc Traverson, coach parisien, dit du temps que c'est occidental. La notion équivaut à un ensemble vide en Orient : nip, queud', walou, nada. Le temps, c'est quelque chose de culturel avant tout. Et c'est aussi ce que dit l'anthropologue Edward Twitchell Hall : l'espace et le temps sont des objets culturels, les croyances et les pratiques de tout groupe humain colorent ça de manière typique (cf. Occident Vs Orient). Au point que la culture - c'est moi qui le dis - serait une émergence de dyades (grilles de lecture avec deux grands pôles), relatives à l'espace et au temps : proche/éloigné, rapide/lent, intime/public, à point nommé/en décalage, etc.
C'est vrai, c'est complètement vrai.
Pour autant, votre entreprise - et le réseau qu'elle forme avec les entreprises et les institutions - se met au diapason de ce qui, en Occident, est jugé comme important : le délai. Le délai, c'est central. Il se fonde sur le calendrier : vous m'ferez ça pour jeudi en huit est une chanson commune. Il y a aussi le temps comptable, c'est-à-dire comment dans l'année l'expert répartit, amorce et arrête les événements chiffrés. Puis, il y a le temps commercial, celui qui fait que l'on vend bien de la deuxième semaine de janvier à fin avril, de mai ensuite à fin juin, puis de mi-septembre à fin décembre. Et puis, c'est ce qui m'intéresse aujourd'hui, il y a le temps efficace. Vous savez ? Le temps que l'on déploie pour les projets, pour les campagnes, le temps des plannings, le temps des productions (machines ou hommes), etc.
Ce temps, c'est le temps rationnel (le temps qu'on comprend, qu'on envisage), c'est le temps de travail.
Alors, comment un consultant en organisation peut-il vous aider à optimiser ce temps-là ? J'entends vous aider à y caser plus de choses agréables et/ou profitables ?
Il y a deux outils.
Le premier, c'est l'utilisation des papillons, les fameux Post-it. Je vous renvoie au billet là-dessus. Sûr que la méthode, qui s'appuie sur l'animation d'un groupe, produit des fruits. Vous résolvez des problèmes (mettons d'organisation) et donc... gagnez un temps précieux. Quelques heures de travail améliorent fortement les pratiques. Le plan d'action (ex. : punaiser un gros planning en carton dans le hall) permet alors de mieux saisir qui fait quoi. Et donc de rationaliser ce bon sang de temps.
Deuxième pratique : c'est le scoring. Ou méthode de notation, de priorisation des propositions. Le scoring, c'est le fait de lister plein de choses, par exemple des tâches. Là, vous les avez et vous demandez à votre équipe de donner, individuellement, un nombre de coeurs (les j'aime faire ça) et un nombre d'euros (mmh, ça, ça rapporte à la boîte) pour chaque item. Après, pour chaque ligne, vous multipliez le nombre de coeurs par le nombre d'euros : appelons ça des scores. Et appliquez un écrémage, un 20/80 façon Vilfredo Pareto. C'est-à-dire retenez les 20 % d'items qui génèrent 80 % de scores, ici positifs.
Echantillon :
A) Lire les e-mails le matin [ **** x €€ = score de 8 ]
B) Gérer les contentieux [ * x €€€€ = score de 4 ]
C) Préparer le prochaine campagne commerciale [ *** x €€€€ = score de 12 ]
L'on comprend aisément que l'activité C prime, sa représentation de 33,3 % des items listés génère 12/24 soit 50 % des scores. Tout de suite après ce qui est obligatoire (choses légales ou réglementaires), vous placerez donc dans le planning tout ce qui est relatif à C. Le reste se logera où il y a du temps.
Un conseil : dans les faits, gardez 5 % de tolérance, 5 % de flottement dans l'application réelle des tâches. Considérez qu'il y a des "plantages" possibles (impondérables, incompétence des fournisseurs). Il vaut mieux les inclure dès le départ. Ou alors de considérer que le planning est vrai à 95 %, c'est comme vous voulez.
Sur le terrain, si le "plantage" excède 5 %, réprimandez le fautif (cf. management-minute), discutez avec celui qui a fait une simple erreur (cf. Hervé Gougeon) et félicitez celui qui réussit et tient ses délais.
Voilà ! J'y vais : bon week-end !
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Modéliser, c'est créer une maquette du monde, y introduire des changements, voir comment le tout réagit et en déduire ce qui se passerait à plus grande échelle, par exemple dans le vrai monde. Toutes les sciences sociales et humaines s'y engouffrent : c'est passionnant. Mais un modèle, c'est quoi au juste ? Et qu'est-ce que déduction et induction viennent y faire ?
Un modèle, c'est un juste milieu entre pratique et théorie. C'est donc un ensemble de lois réalistes. Et liées les unes aux autres par une loi plus générale, un peu comme les pulsions érotiques et les pulsions d'agressivité, qui - on le sait - trouvent leur explication dans la vocation qu'a l'organisme à vivre, à subsister. Ok. Deux petites lois, même antagoniques, ont un socle explicatif commun [1] : une loi-mère.
Je parcourais l'autre jour l'excellent Langage silencieux d'Edward Twitchell Hall. Il y avait je crois quelques lignes sur ce fantasme bien connu du chercheur : chercher à expliquer un maximum de choses avec un minimum de concepts, un peu comme si tout était simple en fin de compte. Eh bien, le fait de pouvoir prédire des choses, c'est de la déduction, c'est du développement en cascade, lequel provient selon toute logique d'une origine, d'un amont. Commençons par là : induit celui qui remonte le cours des choses et trouve une cause commune à une collection de faits, de phénomènes au départ disjoints. Ex. : dans un désert, la trace d'huile toute fraîche ainsi que la fumée qui se déplace plus loin sont bien le fait d'une voiture qui passe par là. Vous faites le rapprochement tout de suite. Comme Sherlock Holmes, l'étude des faits nous amène à induire une origine commune chez certains d'entre eux. Une parenté. Là où la déduction opère, c'est quand l'apprenti détective que nous sommes se dit : bon alors si la voiture continue à rouler dans ce désert, l'essence va venir à manquer tôt ou tard, de même que les provisions du conducteur. Ca, c'est de la déduction. Compte tenu du fait qu'il y a là une voiture qui roule, j'en déduis tel et tel faits. La cascade se déverse pleinement.
Alors, un modèle, qu'est-ce que c'est ? C'est un ensemble de choses qui ont des propriétés. Ces choses (des parties-prenantes) obéissent à une finalité qui leur est propre, à un mouvement particulier, comme une cadence ou un rythme sourds [2]. Et la bonne nouvelle, c'est que l'ensemble de tout ça (le système) possède un comportement propre, comme animé de quelque chose de singulier. L'on pense tout de suite à une logique interne.
Un modèle, pour terminer, c'est quoi ? C'est un système miniature induit (formant le résumé, la matrice explicative réduite) de plein de lois, qui engendrent sous votre poussée (ou sous vos problématiques, les fameuses questions) des tas de comportements. Vous en déduisez alors ce qui se passerait dans la vraie vie, à une plus grande échelle.
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[1] Un logos.
[2] J'emploie la métaphore sonore à escient. Je me souviens, en 1998, d'un entretien avec Clément Ségault, l'ancien patron de la start-up Commedia France. Il me disait que pour prendre une décision ferme, il attendait d'entendre une mélodie dans sa tête, signe intuitif puissant que la mécanique de l'esprit aboutissait à quelque chose d'harmonieusement positif. C'est le type de poésie, d'intuition business en marche, que je m'explique à présent par la systémique. Clément travaille maintenant chez Cocciweb.
[ Induction, déduction ? Tout est merveilleusement dit dans Le Théâtre de la mémoire de Giulio Camillo) | la déduction découle de l'esprit de géométrie ; l'induction, de l'esprit de finesse - cf. Pascal) | quelques magnifiques réplicants | l'émergence, c'est quand un système - parcouru de quelques lois simples -, sitôt stimulé, s'anime (cf. les oiseaux de Craig Reynolds) | << Par vie, j'entends pouvoir évolutif >> Jean-Pascal Percheron ] Read More
