|
|
 [ < thémas Efficience & GTD | catégorie Organisation | archivage automatique du billet sur Nadia et sur la réciprocité dans la vie et dans le travail | interagissez sur le présent billet en cliquant sur le bandeau de son titre ]
Grande valeur. Voilà, pour l'entreprise, ce que revêt Getting things done.
GTD ? L'assouplir comporte un plus, je veux dire que vous ou moi pouvons l'adapter : le simplifier encore. Pour tous les jours, c'est bien d'utiliser l'esprit du modèle. Mieux, son 20/80.
Je travaille pour quelqu'un qui communique en interne. Et beaucoup (collaborateurs, messages tracés).
Fig. 1 - GTD en un schéma (traduction, Pascal Vennier)
Dans ce qui m'occupe, les catégories de messages deviennent vite :
[ À faire | À déléguer à Untel | À surveiller de... (date de contrôle) à ... (date d'évaluation finale) | À conserver pour plus tard ] .
Catégories couplées (à vrai dire croisées) avec un système de scoring (de 1 à 5 étoiles), venant - pour chaque message - pondérer ce qui suit :
[ Urgence | Positivité escomptée | Facilité de la tâche | Brieveté de la tâche ] .
Chaque message reçoit un sens précis (ex. : À déléguer à Untel ; Urgence 4* ; Positivité 3*, etc.). Donc un poids.
Ouais.
__
[ Pff, je repars à nouveau - Pas le temps (regrets) de voir Dorian(e) ou François-Franzzz | arf, nécessité de refaire les courses et de remettre l'appartement en état avant le retour de ma petite famille, God help me (surtout pour le ménage) | Astucieux Wir Gestalten (merci Swissmiss) et Swedler ] Read More
|
|
|
|
 [ < thémas Time Management & GTD | catégorie Organisation | archivage automatique du billet sur la scénarisation des choses et la nécessité de commencer... par la fin | interagissez sur ce billet en cliquant sur le bandeau de son titre ]
Exceptionnellement, l'intégralité de ce billet est (c) - Reproduction interdite, merci
Boucler ce qu'il y a à faire. Voilà le sens de Getting things done, expression anglophone qui désigne également la célèbre méthode d'organisation du travail et des tâches personnelles : GTD en abrégé. Méthode mise au point par le consultant David Allen (résumé de son travail ici).
Un must.
GTD montre une voie d'efficience individuelle : comment faire un maximum de choses utiles (caractérisées à l'avance, c'est-à-dire stockées quelque part, ou expérimentées en direct et jugées prioritaires, en live ou en léger différé). Bref, comment exécuter les bonnes choses en un minimum de temps. Tous les jours. Et dans la durée (joli défi).
Ceux qui s'intéressent au management de projet savent que le temps est une ressource précieuse. Et rapidement rare (principe de Cyril Northcote Parkinson).
Oui.
Je vous propose - tenez-vous bien - ma propre version de GTD, qui se centre sur l'essentiel de la méthode. Elle est beaucoup plus simple. Méthode-maison ? Oui. Elle s'appuie sur un ou deux appuis que j'ai pu lire dans un ou deux bons blogs (oublié lesquels). Ça parlait de frigos. Alors j'ai prolongé l'idée et c'est maintenant dans cette théma de nourriture que j'ancre les choses. Ça me parle vraiment : c'est clair.
On y va ?
Projets de long terme (rêves, pour un jour peut-être) : à mettre au congélateur.
Choses pour le moyen terme (un jour prochain) : frigo direct.
Choses à déployer sur le court-moyen terme : confectionner le menu (une to-do list ou un retroplanning).
Choses trop compliquées à suivre ou aisément faisables par Alphonse, Béatrice ou Chloé : dans le passe-plat (délégation).
Choses à faire tout de suite (ça urge) : le four !
Choses inutiles : poubelle de la cuisine.
Choses terminées : dans le guide gastronomique (registre des actions finies, qui procurent satisfaction et sensation d'expérience), pour se faire du bien.
Une cuisine, mes amis. Une cuisine et sa promesse de bon dîner.
La mémorisation, vrai nerf de la guerre. Voilà, vous en convenez, qui devient possible...
|
|
|
|
 [ < 10e partie ] Le temps c'est du talent [ 12e partie > ]
 Mon assistante, c'est le Net
~ Gmail vous aide à prioriser vos tâches
J'aime les gourous. Pourquoi ? Un tempérament, une ou deux idées-forces : un style. Dans le registre, Steve Covey se révèle utile, sa Priorité aux priorités fonctionne à merveille. Et pour être clair, c'est de ce type de scoring (priorisation, en stratégie ou en organisation) que je me sers en entreprise.
Alors quoi ? Prioriser, c'est faire ce qu'il y a à faire et conserver du temps pour : 1. les imprévus, 2. la croissance de quelque chose en plus (qui deviendra peut-être une vache à lait) et/ou - et pourquoi pas ? - 3. le plaisir. Le temps ? C'est un moyen de réussir une activité, c'est-à-dire de satisfaire un public (clients externes, clients internes) et puis vous aussi tout autant, quelles que soient vos visées. La bonne utilisation du temps détermine le coeur de votre boulot.
Parlons de Google. L'outil, qui se confond avec sa propre stratégie ou façon de penser les rapports de force, bref la techno et l'arme qu'elle représente, tout cela me fascine. Et je me souviens, dans la Ville rose, avoir fait partie des premières cuvées d'enthousiastes et de curieux. Regardez l'ambition de Google : vous fournir, sur PC ou téléphone mobile, les programmes dont vous avez besoin, pour pouvoir - en retour - compulser des données commerciales (vos goûts) et profiler vos futures envies d'achat. Fascinant, quoique... bizarre. Que dire ? C'est comme ça.
Penchons-nous sur Gmail. C'est le point de départ d'un excellent outil, gratuit, d'efficience personnelle. Vous connaissez mon goût pour Getting things done (GTD), je vous parle aujourd'hui de ma méthode personnelle pour savoir quoi faire en priorité, c'est-à-dire détecter la valeur potentielle d'une action : ce qu'elle apporte, a priori. Allons dans Gmail, pile au dessus du logo à gauche :
Activez-y l'onglet Document et tableur. Surprise : vous y trouvez l'improbable cousin d'Excel, en plus gratuit, en plus disponible en ligne, en plus partageable avec votre communauté de travail. Bref en mieux. Directement, vous pouvez concevoir un document compatible avec le format xls.
Créez une Nouvelle feuille de calcul :
Là, vous listez des actions, des tâches. Par exemple : A - Vérifier déclaration d'impôts, B - Rencontrer monsieur Durand, C - Aller au salon de l'habitat. Une par ligne. Ensuite, vous vous servez des colonnes pour mettre au point des critères. Cela peut donner : W - Utilité de la tâche, X - Plaisir à la réaliser, Y - Facilité de réalisation, Z - Obligation réglementaire. Un conseil : vous servir du découpage cognitif que procure la PNL, quelque chose comme (je peux concrètement, je dois absolument, j'ai envie de, etc.).
Avançons : vous donnez aux intersections [A-W], [A-X], [A-Y], [A-Z] et ainsi de suite jusqu'à [C-Z] (ici 12 cases en tout) une note de 1 à 4, avec 1 = inexistant et 4 = vraiment flagrant. Puis, ligne par ligne, vous faites les produits : [A-W] x [A-X] x [A-Y] x [A-Z] = un produit allant de (1 x 1 x 1 x 1) à (4 x 4 x 4 x 4). Même chose pour la ligne de B et pour la ligne de C, qui donc affichent un score allant de 1 à 256.
Qu'est-ce que cela signifie ? Qu'une activité (et beaucoup plus quand on liste 15 ou 20 tâches) se détache(nt) parmi les autres. Un classement se profile. Je vous recommande alors de coefficienter un critère, de donner une couleur, de faire un choix pondéré. Imaginons que le critère X (utilité stratégique ou commerciale, mettons) ait, à mes yeux, et pour cette vague de calculs, plus d'importance que le facteur Y (facilité à réaliser ladite chose), alors je peux mettre un coefficient de 2, voire de 3 pour le critère X.
Je refais les calculs, ligne par ligne. L'idée, c'est de faire de ces produits pondérés des proportions. C'est-à-dire de les exprimer en pourcentages par rapport à la totalité, par rapport à la somme. Nous avons, mettons, A qui pèse 25 %, B, 42 % et C, 23 %.
Alors ? Il faut que je réalise en premier B, le plus intéressant, et en second A. Et, si j'ai le temps, à la rigueur, C (qu'il vaut mieux que je loupe, plutôt qu'A). L'idée, c'est de faire les choses qui me rapportent le plus, par exemple jusqu'à 80 % du résultat final. Ce sont les 20/80 de Vilfredo Pareto, un outil de tri simple et puissant.
A moi de déterminer la longueur de chaque tâche. Par exemple 1 semaine ouvrée pour B, 0,5 semaine ouvrée pour B et 4,5 semaines ouvrées pour C. Je mets la main sur un calendrier (Google propose aussi cela en ligne) et place en conséquence A et B (les lauréats du scoring ci-dessus). Comme dans un planning de Gantt.
Faisons une pause.
Je vous réponds par commentaire. D'accord ?
Qui d'autre se sert du Net pour s'organiser ?
[ Très bon Premier Mai à vous ]
|
|
|
|
 [ << Le temps c'est du piment - 3e partie ] Range ta chambre ! - 4e partie [ Prioriser les bonnes actions - 5e partie >> ]
Ici, c'est plutôt de bureau que nous allons parler. De bureaux au pluriel. Comptez dedans le bureau "en dur" et le bureau du système d'exploitation. Alors, pour le premier, je recommande aux plus frileux d'entre nous la méthode des 3 corbeilles, c'est une excellente mise en bouche. Les plus ouverts aux méthodes de rangement (et donc d'efficience personnelle) peuvent d'ores et déjà prévoir 5 rangements distincts (armoires ou tiroirs ou emplacements précis, chemises, tas bien propres, etc.). Je les rappelle à nos bons souvenirs : Affaires urgentes, A faire un jour, Archives (déjà fait, conservé), Acquis consécutifs (commentaires sur ce que telle ou telle activité m'a appris ou apporté), Corbeille. Les vraiment fringuants reconnaissent là la méthode Getting things done (GTD), amplement vantée.
Passons au bureau virtuel. Là, j'innove : commençons par Toread, programme estampillé Pays du soleil levant, gratuit. Un conseil : saisissez-vous de votre navigateur [1], surfez dans les répertoires du Net qui vous inspirent ou qui abordent les mêmes informations que ce qui est stocké dans votre bureau, affichez-y les documents ou pages les plus parlants (une adresse des PagesJaunes.fr, une page de quotidien, une photo sur Flickr.com, votre blog préféré...), puis "gelez" l'image ou le site grâce à Toread, facilement implanté dans votre navigateur, sous la forme d'un favori ou d'un bouton en barre de navigation.
En clair : naviguez sur les sites à ressources. Puis cliquez sur le bouton Toread. Surprise : tout ainsi se saisit [2]. La technologie nippone transforme votre document en élément "cloné", qui s'auto-envoie (si !) dans votre messagerie habituelle. Parlons de ces nouveaux "clones". Qui dit présents dans votre messagerie dit consultables et donc rangeables ! Vos éléments préférés ainsi "e-mailisés", vous mettez à profit les excellents ressources de la messagerie Gmail : 1. capacités de stockage proches de 3 GO (c'est beaucoup), 2. rangement des informations par tags, par mots-clés. Exemples de tags possibles : Sites intéressants, Fournisseur Z, Compte professionnel, Photos d'Egypte. Tout est permis : vous crééz chaque nouveau libellé comme ça vous chante.
Que dire ? Les éléments-clés de votre activité (votre nouveau bureau) se casent thématiquement dans Gmail. Consultation à tout moment des "clones", présents sous forme d'e-mails dynamiques (cliquables à l'intérieur). Et, de surcroît, rangés par libellés. Ajoutez-y le fait que ces données deviennent accessibles depuis n'importe quel ordinateur connecté (compte messagerie Gmail).
Vous avez là un bon outil : la classe.
__
[1] Firefox, par pitié !
[2] A l'exception des éléments Flash, remplacés - à l'arrivée - par un lien vers l'animation d'origine.
[ Un bureau virtuel d'exception sur Personnalité numérique (.swf) | un bureau pour... danser, voire se marrer ] Read More
|
|
|
|
 [ << 2e partie ] Le temps, c'est du piment - 3e partie [ Range ton bureau (de travail) - 4e partie >> ]
Faire beaucoup de choses, c'est un signe d'énergie. D'accord. (Mmh, signe de dispersion ? Vérifier ici.)
Faire beaucoup de choses, c'est surtout s'appuyer sur une méthode. Il y a Getting things done (GTD), qui fait des étincelles [*]. Il y a aussi la cartographie mentale façon mind mapping. Obligatoire. Plus certains logiciels - gratuits s'il vous plaît. Récapitulons quelques points de méthode fonctionnelle. Puis passons à la solution Gliffy, signalée par les spécialistes en intelligence économique Pierre-yves Debliquy et Christian Vanden Berghen (Brainsfeed).
Que dire ? Ce truc en ligne marche bien. L'on y conçoit des schémas de base, d'un impact correct. Le gros, gros point fort : schémas sauvegardables sur le serveur de Gliffy et donc consultables sitôt que passez à un autre ordinateur connecté. Quoi d'autre ? Oui, les options : schémas partageables avec des amis contributeurs et/ou publiables (par copier-coller de code) dans un wiki, un site ou un blog :
Gliffy est davantage "organisation" que le très (trop ?) ludique - quoiqu'intelligemment interactif - Imagination Cubed. Définitivement "cerveau droit".
[*] Consultez le tableau optique de Scott Moehring, relayé par le blogueur francophone Jacques Turbé.
[ Absara, la théma Gagner du temps | clin d'oeil à Sandrine Bertrand, prochaine experte Crème de violette en référencement Internet et gérante de la société... Gain de temps & Cie ] Read More
|
|
|
|
 [ << Efficience personnelle - 1e partie | le temps, c'est de l'argent ] Le temps, c'est du piment - 2e partie [ Cartographier pour tout saisir, pour aller vite - 3e partie >> ]
1. S'organiser
Où l'on reparle de la vieille histoire du loup et du chien. Le salarié d'un seul employeur doit gérer sa vie professionnelle, et sa vie personnelle [1], au regard d'un vis-à-vis unique : son employeur. Mais le plurisalarié [2], ou le porteur de projet ou bien encore le cadre en repositionnement, doit vivre - en plus - de bien denses partenariats [3]. Les parties-prenantes lui sont multiples. Le temps ? Voilà qu'il file entre ses doigts. La constance, en outre, est son défi [4]. Que faire ? Du mind mapping (cartographie mentale) pour débroussailler, pour 'faire monter', pour connecter, pour donner aux choses une perspective et un sens. C'est très porteur. Puis, pour les choses ayant besoin d'un tri, d'une prise en main, d'un élagage systématique, il y a Getting Things Done (GTD), la lumineuse trouvaille de David Allen.
2. GTD avec Google Desktop ou un simple portail perso en Ajax
Je vous recommande quelque chose d'unique : depuis peu j'utilise les gadgets de Google Desktop, et parmi eux la fonctionnalité Tâches à effectuer. Pratique à retrouver, quel que soit l'ordinateur connecté. Un jeu d'enfant que d'assigner à chaque famille de processus l'une des catégories GTD [5]. J'ai aussi un secret, c'est Protopage. (J'adore.) L'idée ? Une catégorie de tâches (ou de processus) par boîte. Soit cinq boîtes. Le gain ? Tout est sur le Net. Donc accessible par un mot de passe. Partage et protection deviennent possibles.
Puissant, enfantin.
 
Fig. 1 - GTD, schémas types
__
[1] Ajoutons-y tout de même cette part de recherche qui nous anime depuis la nuit des temps : la soif spirituelle.
[2] Comme moi. Je suis multisalarié.
[3] Le 3QO2CP vaut ici son pesant de cacao.
[4] Voyez les thémas sur la motivation (barre de gauche, Articles de fond) et sur le coaching. Voyez aussi feedbacks et strokes.
[5] J'ai mes catégories Affaires en souffrance, Urgences, Compétences acquises, Mémoire-tampon, Archives.
[ Google et ses subtilités | Google Desktop | The best GTD resources | the D*I*Y paper organizer (excellent) | Lifehack.org | logiciels dédiés | tiens, GTD avec Google Calendar | brève histoire de temps ] Read More
|
|
|
|
 Efficience personnelle - 1e partie [ Le temps, c'est du piment - 2e partie >> ]
Flemming m'en parle depuis quasiment un an : Getting things done (exécuter les choses - GTD pour les anglophones intimes) est, selon mon associé, la méthode absolue en matière de rangement et d'optimisation des données, événementielles ou figées, personnelles ou professionnelles. Gosh. On la doit au désormais gourou en organisation David Allen, dont je vous conseille de lire le blog. Champ d'application de GTD : tout ce que vous stockez sur papier ou sur support numérique. Vous voyez le bazar.
Justement ! Habitué à la rigueur quasi bouddhique des trois corbeilles (méthode simplissime), votre serviteur se plonge dans le très fameux SuperCoach, blog du Suisse Antonio Fontes, architecte numérique spécialisé dans la structuration et la sécurisation de l'information tournée vers le Web. Verdict ? GTD, sous l'angle très personnel du programmeur helvétique, me semble assez lumineux. Je me donne quelques semaines pour l'essayer, mmh... l'adopter définitivement.
Voyons comment Antonio Fontes s'approprie la méthode.
A la demande d'un lecteur, prévient l'expert bilingue [Fr-En], voici le modèle sur lequel je travaille quotidiennement au bureau. Il s'agit d'un simple fichier texte placé sur le réseau, [l'on peut aussi appliquer la méthode à partir d'un calepin papier et de quelques corbeilles à rangement], fichier que je modifie tout au long de la journée. En voici la charpente :
En attente, [Waiting]
Je consulte ici toutes les actions déléguées dont j'attends une réponse, explique Antonio Fontes. Je dois savoir très rapidement qui en est responsable, quelle est la teneur de l'information et pour quand elle est attendue. Ex. : 'Récupérer étude de marché Anne B., 16-01-06' ou 'Vérifier enquête satisfaction Benoît C., 25-01-06'.
A faire - Priorité élevée [Next-high]
Cette liste m'indique mes prochaines opérations. La règle est simple : si des actions sont placées dans la zone A faire - Priorité élevée, la zone A faire [juste en dessous] est gelée. Tout avancement dans les tâches subalternes [A faire] se fait si et seulement si la zone de tâches prioritaires [A faire - Priorité élevée] est complètement vidée. Ex. : 'Répondre au client Claude D.' ou bien 'Payer tiers provisionnel'.
A faire [Next]
Cf. A faire - Priorité élevée. Ex. : 'Tondre le gazon'.
Acquis, compétences nouvelles [Skills]
Cette liste ne fait que grandir de jour le jour, se réjouit Antonio Fontes. Entrez ici toutes les nouvelles compétences acquises, que ce soit professionnellement ou non. Ce que vous avez appris à faire, à utiliser, à comprendre, etc. Cette liste est située à cet endroit dans un double but : 1. que vous la lisiez involontairement à chaque passage, 2. que cette dynamique de renforcements positifs (ici, cercles vertueux) vous motive à chaque fois. Ex. : 'Maîtriser mon emploi du temps', 'Comprendre 80 idéorgrammes japonais', 'Faire la vidange de la voiture moi-même', etc.
A purger [To clean]
Lorsqu'une tâche est terminée, c'est cette zone qui l'accueille. C'est un 'tampon', auquel vous consacrerez quelques minutes avant de quitter le bureau (optimal) ou en arrivant le matin (moins optimal). L'objectif, estime Antonio Fontes, étant de compléter la ligne en indiquant à quelle date la tâche a été terminée. S'il s'agit d'un projet, c'est également le moment de s'arrêter et de réflechir sur la prochaine action. Toute action à venir, ajoute Antonio Fontes, sera 'rentrée' comme nouvelle tâche.
A la fin de ce traitement, vous l'avez compris, la tâche est déplacée dans la zone Terminé, cette dernière grandissant continuellement, elle devient elle aussi (cf. Compétences) un levier de motivation permanente. A vous de voir si vous souhaitez numéroter la ligne ou non... Dans mon cas, confie l'informaticien, la liste Terminé atteindra d'ici peu une longueur de deux pages. Cela fait plaisir ! Ex. : 'Delphine E., validation du choix du nom commercial, 19-12-05'.
Terminé, [Completed]
Cf. A purger. Ex. 1. 'Validation du modèle économique, 18-11-05 -> 10-12-05' ; 2. 'Choix d'un partenaire commercial, 15-11-05 -> 6-12-05'.
Deux 'coups de pouce' supplémentaires méritent une conclusion. Tout d'abord, rassure Antonio Fontes, l'on peut mettre le pied à l'étrier de la manière la plus banale qui soit : ouvrez un simple bloc-notes [informatique ou papier] et inscrivez-y les sections : au fur et à mesure de la journée, le document se remplira de lui-même, assure l'expert suisse.
Ensuite, les lettres. L'on peut ajouter, pour chaque événement, les modalités D, P et R. Qu'est-ce que c'est ?
D : délégation. La tâche est [...] courte , elle consiste juste à contacter un tiers et à lui confier la responsabilité d'une action. Lorsqu'une tâche D est terminée, prévoir son ajout dans la zone En attente (voir plus haut).
P : pleine. La tâche recquiert tout votre temps, toute votre attention. Durant sa réalisation, banissez tout autre chose (appels téléphoniques, visites, amorce d'un autre processus, etc.). Combien de temps peut-elle durer ? Dificile à dire. Une chose est certaine : sa continuité est un facteur capital. Ex. : 'P - Intervenir dans la conférence téléphonique avec les financeurs'.
R : retour. La tâche consiste à rendre des comptes. Courts ! Il ne s'agit pas de réaliser un rapport (une tâche bel et bien P), mais plutôt de le retourner à l'intéressé ou de lui attacher votre opinion. Ces tâches se matérialisent souvent sous forme d'appels téléphoniques, de memo ou d'e-mails.
Alors, séduits ?
[ David Allen, video | Agent solo - GTD en français, Sylvain Carle | Outils froids, paramétrer Gmail selon GTD ! ]
   Read More
|
|