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 Mon assistante, c'est le Net
~ Gmail vous aide à prioriser vos tâches
J'aime les gourous. Pourquoi ? Un tempérament, une ou deux idées-forces : un style. Dans le registre, Steve Covey se révèle utile, sa Priorité aux priorités fonctionne à merveille. Et pour être clair, c'est de ce type de scoring (priorisation, en stratégie ou en organisation) que je me sers en entreprise.
Alors quoi ? Prioriser, c'est faire ce qu'il y a à faire et conserver du temps pour : 1. les imprévus, 2. la croissance de quelque chose en plus (qui deviendra peut-être une vache à lait) et/ou - et pourquoi pas ? - 3. le plaisir. Le temps ? C'est un moyen de réussir une activité, c'est-à-dire de satisfaire un public (clients externes, clients internes) et puis vous aussi tout autant, quelles que soient vos visées. La bonne utilisation du temps détermine le coeur de votre boulot.
Parlons de Google. L'outil, qui se confond avec sa propre stratégie ou façon de penser les rapports de force, bref la techno et l'arme qu'elle représente, tout cela me fascine. Et je me souviens, dans la Ville rose, avoir fait partie des premières cuvées d'enthousiastes et de curieux. Regardez l'ambition de Google : vous fournir, sur PC ou téléphone mobile, les programmes dont vous avez besoin, pour pouvoir - en retour - compulser des données commerciales (vos goûts) et profiler vos futures envies d'achat. Fascinant, quoique... bizarre. Que dire ? C'est comme ça.
Penchons-nous sur Gmail. C'est le point de départ d'un excellent outil, gratuit, d'efficience personnelle. Vous connaissez mon goût pour Getting things done (GTD), je vous parle aujourd'hui de ma méthode personnelle pour savoir quoi faire en priorité, c'est-à-dire détecter la valeur potentielle d'une action : ce qu'elle apporte, a priori. Allons dans Gmail, pile au dessus du logo à gauche :
Activez-y l'onglet Document et tableur. Surprise : vous y trouvez l'improbable cousin d'Excel, en plus gratuit, en plus disponible en ligne, en plus partageable avec votre communauté de travail. Bref en mieux. Directement, vous pouvez concevoir un document compatible avec le format xls.
Créez une Nouvelle feuille de calcul :
Là, vous listez des actions, des tâches. Par exemple : A - Vérifier déclaration d'impôts, B - Rencontrer monsieur Durand, C - Aller au salon de l'habitat. Une par ligne. Ensuite, vous vous servez des colonnes pour mettre au point des critères. Cela peut donner : W - Utilité de la tâche, X - Plaisir à la réaliser, Y - Facilité de réalisation, Z - Obligation réglementaire. Un conseil : vous servir du découpage cognitif que procure la PNL, quelque chose comme (je peux concrètement, je dois absolument, j'ai envie de, etc.).
Avançons : vous donnez aux intersections [A-W], [A-X], [A-Y], [A-Z] et ainsi de suite jusqu'à [C-Z] (ici 12 cases en tout) une note de 1 à 4, avec 1 = inexistant et 4 = vraiment flagrant. Puis, ligne par ligne, vous faites les produits : [A-W] x [A-X] x [A-Y] x [A-Z] = un produit allant de (1 x 1 x 1 x 1) à (4 x 4 x 4 x 4). Même chose pour la ligne de B et pour la ligne de C, qui donc affichent un score allant de 1 à 256.
Qu'est-ce que cela signifie ? Qu'une activité (et beaucoup plus quand on liste 15 ou 20 tâches) se détache(nt) parmi les autres. Un classement se profile. Je vous recommande alors de coefficienter un critère, de donner une couleur, de faire un choix pondéré. Imaginons que le critère X (utilité stratégique ou commerciale, mettons) ait, à mes yeux, et pour cette vague de calculs, plus d'importance que le facteur Y (facilité à réaliser ladite chose), alors je peux mettre un coefficient de 2, voire de 3 pour le critère X.
Je refais les calculs, ligne par ligne. L'idée, c'est de faire de ces produits pondérés des proportions. C'est-à-dire de les exprimer en pourcentages par rapport à la totalité, par rapport à la somme. Nous avons, mettons, A qui pèse 25 %, B, 42 % et C, 23 %.
Alors ? Il faut que je réalise en premier B, le plus intéressant, et en second A. Et, si j'ai le temps, à la rigueur, C (qu'il vaut mieux que je loupe, plutôt qu'A). L'idée, c'est de faire les choses qui me rapportent le plus, par exemple jusqu'à 80 % du résultat final. Ce sont les 20/80 de Vilfredo Pareto, un outil de tri simple et puissant.
A moi de déterminer la longueur de chaque tâche. Par exemple 1 semaine ouvrée pour B, 0,5 semaine ouvrée pour B et 4,5 semaines ouvrées pour C. Je mets la main sur un calendrier (Google propose aussi cela en ligne) et place en conséquence A et B (les lauréats du scoring ci-dessus). Comme dans un planning de Gantt.
Faisons une pause.
Je vous réponds par commentaire. D'accord ?
Qui d'autre se sert du Net pour s'organiser ?
[ Très bon Premier Mai à vous ]
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Incroyable : la vie est faite de bonds, de passages, de seuils, de sauts, de sursauts, de fils conducteurs, de contaminations [*] et de surprises. Il s'agit pour moi, ce soir, d'une surprise. Incroyable, j'ai dit.
Ceux qui me lisent depuis deux ans connaissent mon amour pour la cohésion des équipes, le commandement, le charisme, l'animation et la motivation, bref le management. J'aime écrire là-dessus. Et j'aime être au contact des gens qui travaillent et leur faciliter la vie : leur faire gagner du temps, trouver ce qui leur fait envie pour rester ensemble, faire un bon boulot, survivre à la concurrence et s'accomplir. Tout ça, c'est pareil.
Oui.
Qui croyez-vous que j'aie rencontré ce soir ? C'est Charles T. Jones, ici à Toulouse. C'est un gourou du management. Un Américain, donc un vrai. Dans la Ville rose. C'est - tenez-vous bien - l'oncle d'un pasteur local que j'apprécie. (Oui, je suis chrétien.)
Charles - Tremendous - Jones est l'un des 20 meilleurs orateurs du XXe siècle (voyez-vous ça, avec Martin Luther King, etc.). Ce type est simple, direct, transparent et détendu. Il est normal. As you're a management consultant like me, I give you this, m'a-t-il dit. Et c'est une petite Bible : la sienne propre.
La vie est une succession de plein de choses, je vous disais...
Excellent week-end à vous - And best wishes to the Tremendous !
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[*] Capilarité des choses ou mise des phénomènes au diapason, d'après le psychothérapeute Georges Romey. Lire aussi le glossaire de la systémique, cette prise en compte de la complexité (complexité = art des "dominos", des impacts permanents réciproques des parties entre elles et sur un tout ; complication = sophistication, déclinable en catégories distinctes, hardues mais classables).
[ Charles T. Jones est un ami de Kenneth Blanchard | c'est un orateur vif et inspiré, mais aussi un bibliophile accompli (voir aussi ça) | ses indispensables | Ah, lire ! | << Les leaders sont - avant tout - des lecteurs. >> | << Tout le monde a un levier de succès et un mécanisme d'échec. Ce dernier se déroule automatiquement, - alors que - le levier de succès va de pair avec un but. A chaque fois que nous le définissons par écrit et que nous parlons d'un but, nous actionnons le levier de réussite. >> | LeeAundra Temescu et sa typologie des orateurs | à mon égard, un propos du Tremendous tout à l'heure : Ken Blanchard brought management to very basic things and France also needs basic things - c'est vrai | les strokes et l'authenticité (voyez absolument Babel, sur la profondeur et la fracas de la vie, mais aussi sur l'innocence et la spontanéité des hommes) ]
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