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Vous faire gagner du temps
Oui, je sais. L'excellent Marc Traverson, coach parisien, dit du temps que c'est occidental. La notion équivaut à un ensemble vide en Orient : nip, queud', walou, nada. Le temps, c'est quelque chose de culturel avant tout. Et c'est aussi ce que dit l'anthropologue Edward Twitchell Hall : l'espace et le temps sont des objets culturels, les croyances et les pratiques de tout groupe humain colorent ça de manière typique (cf. Occident Vs Orient). Au point que la culture - c'est moi qui le dis - serait une émergence de dyades (grilles de lecture avec deux grands pôles), relatives à l'espace et au temps : proche/éloigné, rapide/lent, intime/public, à point nommé/en décalage, etc.
C'est vrai, c'est complètement vrai.
Pour autant, votre entreprise - et le réseau qu'elle forme avec les entreprises et les institutions - se met au diapason de ce qui, en Occident, est jugé comme important : le délai. Le délai, c'est central. Il se fonde sur le calendrier : vous m'ferez ça pour jeudi en huit est une chanson commune. Il y a aussi le temps comptable, c'est-à-dire comment dans l'année l'expert répartit, amorce et arrête les événements chiffrés. Puis, il y a le temps commercial, celui qui fait que l'on vend bien de la deuxième semaine de janvier à fin avril, de mai ensuite à fin juin, puis de mi-septembre à fin décembre. Et puis, c'est ce qui m'intéresse aujourd'hui, il y a le temps efficace. Vous savez ? Le temps que l'on déploie pour les projets, pour les campagnes, le temps des plannings, le temps des productions (machines ou hommes), etc.
Ce temps, c'est le temps rationnel (le temps qu'on comprend, qu'on envisage), c'est le temps de travail.
Alors, comment un consultant en organisation peut-il vous aider à optimiser ce temps-là ? J'entends vous aider à y caser plus de choses agréables et/ou profitables ?
Il y a deux outils.
Le premier, c'est l'utilisation des papillons, les fameux Post-it. Je vous renvoie au billet là-dessus. Sûr que la méthode, qui s'appuie sur l'animation d'un groupe, produit des fruits. Vous résolvez des problèmes (mettons d'organisation) et donc... gagnez un temps précieux. Quelques heures de travail améliorent fortement les pratiques. Le plan d'action (ex. : punaiser un gros planning en carton dans le hall) permet alors de mieux saisir qui fait quoi. Et donc de rationaliser ce bon sang de temps.
Deuxième pratique : c'est le scoring. Ou méthode de notation, de priorisation des propositions. Le scoring, c'est le fait de lister plein de choses, par exemple des tâches. Là, vous les avez et vous demandez à votre équipe de donner, individuellement, un nombre de coeurs (les j'aime faire ça) et un nombre d'euros (mmh, ça, ça rapporte à la boîte) pour chaque item. Après, pour chaque ligne, vous multipliez le nombre de coeurs par le nombre d'euros : appelons ça des scores. Et appliquez un écrémage, un 20/80 façon Vilfredo Pareto. C'est-à-dire retenez les 20 % d'items qui génèrent 80 % de scores, ici positifs.
Echantillon :
A) Lire les e-mails le matin [ **** x €€ = score de 8 ]
B) Gérer les contentieux [ * x €€€€ = score de 4 ]
C) Préparer le prochaine campagne commerciale [ *** x €€€€ = score de 12 ]
L'on comprend aisément que l'activité C prime, sa représentation de 33,3 % des items listés génère 12/24 soit 50 % des scores. Tout de suite après ce qui est obligatoire (choses légales ou réglementaires), vous placerez donc dans le planning tout ce qui est relatif à C. Le reste se logera où il y a du temps.
Un conseil : dans les faits, gardez 5 % de tolérance, 5 % de flottement dans l'application réelle des tâches. Considérez qu'il y a des "plantages" possibles (impondérables, incompétence des fournisseurs). Il vaut mieux les inclure dès le départ. Ou alors de considérer que le planning est vrai à 95 %, c'est comme vous voulez.
Sur le terrain, si le "plantage" excède 5 %, réprimandez le fautif (cf. management-minute), discutez avec celui qui a fait une simple erreur (cf. Hervé Gougeon) et félicitez celui qui réussit et tient ses délais.
Voilà ! J'y vais : bon week-end !
[ Manager en Orient | en cas de changement de cap managérial, vous pouvez pondérer le critère "coeurs" ou le critère "euros", en coefficientant l'un ou l'autre (ex. : coeff de 2) | comment Alain Lefebvre, patron de 6nergies, utilise les Post-it - photos | regardez à quel point le Travaillomane de Taibi Kahler recherche une maîtrise du temps | time management, la théma (et notamment Getting things done - GTD) | quelques outils atomiques de ma collection personnelle ]
Facteurs internes et externes - Plaidoyer pour un tourisme vif
Moins bien qu'avant, nos ventes. Ah ça, oui. C'est ce que disent beaucoup de commerçants. Confirmé l'autre jour par la gérante d'une très belle grotte que je visitais.
Vrai ? faux, le constat ? Oh, j'imagine qu'il était vrai : la tenue des comptes commerciaux, d'une année sur l'autre, l'atteste sûrement. - Et que faites-vous pour redresser la barre ? je demande alors. - Pas grand chose, me répond-on. C'est que ça vient surtout de l'économie en général : les clients (vacanciers) ne consomment plus chez des gens comme nous. - Avez-vous une idée [1] pour qu'ils consomment à nouveau chez des gens comme vous ? et pour que des nouveaux viennent ? - Pas vraiment. (Blanc.) Ah si, peut-être, mais j'hésite. - Tant mieux, c'est qu'il y a des choses à faire.
Je reviens à vous, chers lecteurs. Chiffre d'affaires en berne, moral dans une petite caisse en bois de sapin : cette séquence est un classique. Il est facile de voir que les commerçants [2] se font souvent avoir. Par quoi ? Par un brouillard. Non pas celui que la condensation produit dans les grottes, mais celui des esprits : facteurs externes et facteurs internes sont - s'il vous plaît - à dissocier. Disjoignons-les. Est externe ce contre quoi on est impuissant : la conjoncture générale. Est interne tout ce qu'on peut faire pour contourner la mauvaise donne ou - au contraire - s'appuyer sur le constat qui en découle directement... pour faire mieux. Ou faire différent [2]. Je m'explique : les touristes engagent des dépenses autrement, c'est un fait. Ok. Pour les opérateurs touristiques, il reste à coup sûr la possibilité d'animer autrement le commerce, de revoir les prix, la publicité, les partenariats. Et le métier, même. Pourquoi vendre de la visite de grotte à tout le monde ? au même prix ? comme cela se faisait il y a trente ans ? avec les mêmes habitudes ?
Vrac d'idées : s'associer avec les institutionnels en charge de valoriser le pays, et obtenir des crédits, animer des ateliers dans et autour de la grotte, faire de la pub en Asie, organiser des visites thématiques, recruter des stagiaires de différentes branches, inviter des universitaires chevronnés, lancer un concours ludique ou scientifique, adhérer à un réseau culturel vaste, entretenir des raports réguliers avec la presse, bloguer, tenir une réunion de résolution de problème et de lancement de projets, demander aux visiteurs leur avis, aux élus, aux professionnels du tourisme, visiter les concurrents, etc.
Tout cela, appuyé sur une modélisation (une ou deux idées de percée, avec un déroulement, des seuils économiques et des plans de 'rattrape' clairement anticipés), ce sont des facteurs internes. Prenez un peu des 4 P du marketing-mix (produit, prix, emPlacement de vente, publicité) et rajoutez-en un 5e : le pragmatisme. Il y a ce qui dépend des autres, en masse. Et ce qui dépend de nous tous en particulier [3].
Courage, se battre pour un projet, c'est déjà le sauver. Et puis les grottes, je vous garantis que c'est beau. L'été, c'est frais, stimulant, jouissif.
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Théma grotte :
[1] Voir la sempiternelle méthode de questionnement des grands John Grinder et Richard Bandler [ici].
[2] Mais aussi les patrons de très petites structures, c'est Guillaume qui me le rappelait l'autre jour.
[3] J'emploie consciemment une idée qualitative pour geler sur pied l'insuffisant 'Ça marchera mieux si j'en fais plus'. Idôlatrer les quantités, c'est un peu court. Nombre de choses empruntent des circuits et des seuils de bascule expressément qualitatifs. En entreprise, le plus est encore trop souvent l'ennemi du mieux. Hardi, les gars !
[ Méthode - C'est quoi le point de départ (la racine chiffrée) du problème ? C'est que le chiffre d'affaires saisonnier ait fondu de 22 % ? que les visiteurs se raréfient de 34 % ? que les bus de touristes parviennent au site avec seulement 87 % de succès ? que les visiteurs s'estiment satisfaits à tout juste 64 % ? C'est que c'est très différent... Il faut une équipe de la grotte (gérants, guides, employés), quelques chaises pour s'asseoir un moment. Et des Post-It pour que chacun écrive le point de départ du problème. La suite se trouve ici. | La force des grottes : L'ambiance est là... les peintures qui semblent sortir de la paroi... la sensation de fraîcheur d'une grotte... le cérémonial du lieu... - extrait d'un site dédié à la fameuse grotte de Lascaux | le site du ministère de la Culture, en charge de la valorisation grand-public de l'archéologie | méthodologie - facteurs internes et externes, le ferment des matrices SWOT | Parlons innovation - Une bonne idée, c'est quoi ? | Vendre ! ] Read More
Discours de la méthode - 1e partie [ Faire un tableau de bord - 2e partie >> ]
Lu dans le très bon blog d'Alain Fernandez, consultant en management de projets, notamment technologiques :
Une bonne méthode doit présenter au moins les quelques caractéristiques suivantes : 1. un vocabulaire précis, 2. une identification des rôles et des responsabilités, 3. un phasage [ndlr - planning] soigné, 4. une métrique pour évaluer la performance.
Ajoutons : 5. une finalité, un usage clair. Nous avons tout. (Bravo, Alain : c'est la première fois que je lis un billet aussi clair.) Read More
