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Il va y avoir du score
Le scoring, c'est un peu comme les câlins, on parle ou on applique. Aujourd'hui, je vous montre comment j'envisage ça (le scoring). Et vous propose, en retour, de poser vos questions. Allez, la maison [*] régale : voici la vidéo.
De plus, vous pouvez, pour une utilisation libre, télécharger le tableau de bord. C'est là :
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[*] Ou en l'occurrence votre serviteur, bien enroué.
[ En contexte mouvant, comme celui de l'entreprise, il faut concevoir des cartes ou des tableaux de bord qui vont bien au delà de la (classique) matrice BCG, à 2 critères (abscisses et ordonnées - 4 quadrants) | visuellement, donc, une matrice à 6 critères a du sens : privilégier par exemple une toile d'araignée ou directement un hexagone | question scoring de tâches (priorisation), connaissez-vous ToDoList (Fr) ? ] Read More
[ < 11e partie ] [ Catégorie Organisation | mots-clés, permalien, commentaires ] Marketing de la toile [ 13e partie > ]
C'est un problème concret que je vous adresse. Pendant 4 minutes, je vous donne une méthode, ensuite je vous parle du cas. On y va ?
1. La méthode. Partons de l'idée (salutaire et saine) que le problème est un décalage entre un souhait que vous faites et puis... la réalité. Le souhait ? En entreprise, il est toujours chiffré - c'est la définition basique de l'objectif. Quant à la réalité, ce sont les résultats que vous mesurez. Voyons voir : je veux ou il me faut un chiffre d'affaires de 4 000 euros par mois - c'est un exemple - et ce que j'obtiens, c'est 3 000 euros. Quel est mon problème ? Mon problème, c'est toujours une différence [1] : mon problème, c'est ici 1 000 euros.
Je dois développer les propositions (peut-être 3 ou 4) qui, positionnées dans un planning à différents moments, par exemple sur 8 mois (selon l'urgence), me procurent 1 000 euros de plus par mois. J'ajoute : et ce durablement.
Ces propositions, parlons-en. Sitôt que je les imagine [2] - et juste avant de les mettre en œuvre - je les score : je leur donne une importance, un intérêt a priori. Le tout dans un tableau.
Qu'est-ce que je fais ? J'en sors pêle-mêle une quinzaine, des plus raisonnables aux plus farfelues, je les écris en vrac sur une page quadrillée, ligne par ligne, comme pour faire une liste tous azimuts. Maintenant que c'est fait, je donne une note à chaque ligne, à chaque proposition, cette fois-ci de manière raisonnée.
Comment scorer les lignes ? C'est facile : retenez 4 ou 5 critères. Par exemple : l'impact économique ; l'intérêt pour l'image de l'entreprise ; le côté bon marché de la mesure ; l'intérêt pour mon égo (et pourquoi pas ?) ; l'amusement ou le plaisir éventuel ; la facilité de mise en œuvre. J'en ai donc 5. Je les place dans des colonnes, pour les croiser avec les lignes et ainsi faire mon tableau. Puis, dans les cellules (un peu façon bataille navale), j'écris des notes, le mieux possible, selon ce que je pense vraiment [3]. Ces notes, ce sont les scores. Voyons voir : proposition A, avec l'impact économique. Mettons... 3/10. L'image qui en résulte pour l'entreprise, 6/10. Et ainsi de suite.
Les plus familiers des chiffres sauront pondérer l'ensemble. C'est-à-dire mettre un coefficient aux critères qui - pour ce cas - le méritent (comme quand nous étions à l'école et que la grammaire valait coeff. 2). Une idée ? Oui, ventiler une valeur de 5 : par exemple l'impact économique vaudrait 3 et la facilité de mise en œuvre vaudrait 2. Les autres critères ? Ils restent les mêmes, ils stagnent à coeff. 1.
Got it? Maintenant, vous multipliez le résultat des colonnes coefficientées (ici, impact éco. et aussi facilité) par leurs coefficients respectifs (mmh, 3 et 2). Vous laissez les autres colonnes tranquilles. Et vous additionnez les scores ligne par ligne. Ce qui donne quelque chose comme : Proposition A = (3x3) + [par exemple] 2 + 8 + 6 + (4x2) = 33.
Fig. 1 - Dites 33
Sur le même principe, je continue avec les autres propositions, de ligne en ligne. Et à la fin, si j'additionne le score de toutes les propositions, j'obtiens mettons 853. Là, je joue le sélectionneur de poids lourds, je détermine la contribution au score de chaque proposition. Par exemple : Contribution A = (33 / 853) x 100 = 3,87 %, soit 4 % de l'ensemble. On peut aussi appeler ça le poids. Combien pèsent les contributions C, D, etc. ? Je le détermine dans la foulée.
Maintenant que je sais qu'A pèse grosso modo 4 % de 853, que B fait, par exemple, 13 % et C, 40 %, et ainsi de suite, je sélectionne mentalement les propositions les plus lourdes, une par une, en partant de la plus grande et en décroissant. J'additionne à chaque fois les scores et m'arrête sitôt que le cumul fait... 80 %. C'est mon butoir. J'ai ainsi les 5 ou 6 grandes solutions qui, mises ensemble, génèrent 80 % du score et c'est énorme. Ce sont les 5 ou 6 propositions-phares, la crème de la crème [4], les mesures qui vont développer 80 % de l'efficacité générale [5]. Vous vous rendez-compte ? J'ai là du très, très peu (une poignée de solutions) qui, bien coordonné, fait quasiment tout le travail. Plus des 3/4 de l'effet recherché, c'est laaaaargement assez.
J'entoure au stylo ces 5 ou 6 points d'or et je m'arrange pour qu'ils deviennent des leviers concrets, des solutions applicables et faciles à contrôler (déjà, c'est bien).
Pour ça, je regarde combien j'ai en banque. S'il faut écarter celles qui, parmi les meilleures solutions, font déborder le budget, c'est maintenant que je trie [6]. Puis, je fais un retroplanning. La solution numéro 1 (la meilleure parmi les meilleures), pour quand doit-elle produire du fruit ? J'obtiens par exemple une date-butoir à 6 semaines. Nous sommes le lundi 10 septembre. Je compte : 1, 2, 3, 4, 5, 6 semaines. Voyons... le temps de mettre en œuvre la solution, prenons un battement de 4 jours. Avec un crayon à papier, je mets une croix correspondant au... jeudi 25 octobre, là, dans le calendrier, et j'en fais partir un trait à l'envers, tout droit, jusqu'au jeudi 13 septembre, point de départ de mon action.
Je fais pareil pour les autres solutions, toujours au crayon à papier. J'ai donc mon planning de Gantt.
Que manque-t-il ? Eh bien les gens. Qui fait quoi ? Discutez-en avec vos acolytes ou alors tranchez vous-même. Puis repassez le processus (action bornée dans le temps, dans les compétences, dans les responsabilités, dans les coûts), bref repassez chaque ligne avec une couleur rouge pour Ali, une bleue pour Béatrice, une verte pour Christian et une noire pour Dimitri.
Là, ça fonctionne. Indiquez juste à Ali, Béatrice, Christian et Dimitri qui chacun d'entr'eux appelle en cas de problème, et selon quelles plages (ils le notent comme il faut). Laissez le retroplanning punaisé dans une pièce où les collègues peuvent aller tranquillement, régulièrement. Indiquez-leur la nécessité de mettre une croix eux-même à chaque fois qu'ils passent une étape, et ce jusqu'à la fin. Laissez un paperboard qui serve de bulletin de liaison libre pour vos collègues. Ce tableau vous permet aussi de griffonner des notes, des suggestions, des messages : c'est un point de ralliement, seulement pour votre équipe et vous.
Une réunion de 20 minutes tous les lundis permet de faire le point. Pensez, comme le Manager-minute, à féliciter quiconque avance dans son parcours, au moins sur son téléphone mobile. Et motivez vos troupes en utilisant le levier des mots privilégiés pour chaque profil. Un excellent tableau, issu d'Usine nouvelle, les récapitule ici.
Fig. 2 - Planificateurs, sortez du lot avec ce très distingué calendrier des Gore Girls
2. Voilà pour l'outil. Je vous parle maintenant du cas.
C'est l'histoire d'une galerie d'art, où je suis allé acheter deux petits tableaux, chacun de l'excellente Clairel, amoureuse du grand Buko. Là, je discute avec la personne qui gère. Le concept est simple et original : vous choisissez vos tableaux debout, en direct, par format, par prix, dans des bacs comme ceux des CD de la Fnac. Et vous triez, plif plaf, vous les rabattez comme ça, sous vos doigts (Les peintres eux-même font ça tout le temps, confirme la dame. Un tableau sec est solide, si vous voyiez comment les peintres eux-même les traitent ! Et c'est vrai : les toiles demeurent en excellent état.). Alors, je reprends. Il y a même un espace vierge, sur un mur, avec une cale pour poser le tableau que vous avez choisi. Vous le testez. C'est très pragmatique et c'est l'art décoincé, dépoussiéré. Concept ? Rendre les créateurs accessibles, désacraliser, démystifier, ouvrir. Et toucher la cible des personnes qui refont la déco ou qui s'installent et veulent égayer leur nid d'amour. Bobos ? étudiants ? célibataires ? amateurs d'embellissement ? gérants de boutique ? déçus des galeries classiques ? Un peu tout ça.
C'est amusant.
Il me semble, pour autant, que la galerie pourrait mieux marcher (c'est mon point de vue). J'aime son côté pratique et original, c'est vrai. Ce qui, commercialement, me gêne, c'est cette désacralisation. Je passe rapidement sur l'art, qui est - pour moi - une inspiration, une quintessence, un dépassement, un appel vers l'ailleurs. Il me semble quand même que le client cherche à se distinguer, à se sentir à part, à choisir LA pièce unique qui colle avec ce qu'il est lui, et lui seul. L'art, je le crois, distingue autant qu'il rassemble. Le consommer - avec tout le décalage et la distance critique de cette intelligente boutique - c'est le rendre commun. Choisir un tableau, c'est avant tout s'ouvrir, quêter, vibrer, aller à l'intime et détecter. Je trouve que c'est sacré.
En conclusion, et malgré une presse (je l'ai vérifié) qui encense cette galerie bien agréable et - je le jure - archi organisée, pro, rapide et chouette, je crois peu au concept. Ou alors, pour le formuler différemment, nous sommes trop peu, en termes de cible, à adhérer à ça. À dépasser les choses et à acheter en vrai.
Je vous invite, si vous en êtes d'accord, à me faire un retour spontané : ça m'intéresse. Et aux plus motivés, aux plus intrépides (moi, avec l'habitude, je le fais en 20 minutes), je propose de faire un scoring. Un truc rapide.
Et je publie les commentaires-contributions. Ça vous dit ?
C'est officiel, c'est le concours de la rentrée.
Hardi, chers lecteurs. Il est temps de secouer le sable qui dort sur nos peaux (non) halées.
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[1] Les partisans de la sensibilité et de la vibration socioémotionnelle comme leviers de motivation vont m'honnir. Je les rassure : bien sûr que le climat, l'intangible, le vivre-ensemble est une donnée fondamentale (mmh, la principale ?) du fait d'entreprise. Je veux tout simplement dire que tout, pour se résoudre, peut (et même doit) se chiffrer, s'évaluer. Un problème de communication ? Très bien : quel est le turnover ? le présentéïsme ? le nombre de retours négatifs que l'on vous fait à la machine à café dans le mois ? Vous voyez : même ça peut se caractériser. Si vous êtes ennemi(e) des chiffres, utilisez des symboles : vous notez les choses, les phénomènes, avec des étoiles, des points d'exclamation, des couleurs, des bonshommes qui sourient ou pleurent (comme dans Télérama). Vous avez le choix : même ça, ça marche. (Après, il faut simplement dire si le bonhomme sourit à 1/4 ou aux 3/4. Ce qui chiffre.)
[2] J'ai, à ce stade, le droit de faire brainstormer des amis, qu'ils soient en prise avec mon problème ou complètement déconnectés. Peu importe : ce qui compte, c'est qu'il y ait des idées. Il faut voir comment le cerveau prend plaisir à ça. Il y a - en outre - une vraie façon de faire.
[3] Attribuer des notes se fait sur la base de vraies données (par exemple des résultats comptables) ou bien - et c'est mon parti-pris - à la volée, de manière subjective. Pourquoi ? Parce que ce qui compte ici, c'est la façon dont vous vivez l'entreprise. Puisque vous devez faire des choix, ces choix doivent recueillir une part (plus ou moins importante) de ce qui vous constitue : votre vision, votre façon de faire, ce que vous êtes. Le facteur humain qui vit dans la boîte, c'est vous. Vous êtes une donnée cruciale de l'entreprise : vous composez son tissu (cf. complexus), vous composez sa dynamique et son âme. Vous composez... son problème. Alors allez-y. Et si vous manquez d'informations ou de ressentis quant aux notes, invitez vos collègues, en prise eux aussi avec le problème. Et votez : - Qui dit 1/10 ? - Moi et moi. - Qui dit 2/10 ? - Moi. - Ok. Qui dit 3/10 ? Ah, personne : d'accord. Qui dit 4 ? Et ainsi de suite.
[6] Dans notre exemple, pour chaque ligne, le score que vous avez donné dans la colonne « côté bon marché de la mesure » est une indication précieuse. Qui fait, à notre stade, gagner du temps : c'est une excellente base pour discuter, pour préciser le coût réel.
[ Vous composez tellement le complexus d'une entreprise qu'il vous faut souvent faire appel à quelqu'un de l'extérieur pour prendre du recul et éventuellement sélectionner les options vraiment fortes - c'est normal et c'est l'objet du syndrôme Baron de Münchhausen, autrement qualifié de cordonnier mal chaussé | un témoignage archi concret | calendriers, la (très chic) saga Vespa ] Read More
[ < 10e partie ] Le temps c'est du talent [ 12e partie > ]
Mon assistante, c'est le Net
~ Gmail vous aide à prioriser vos tâches
J'aime les gourous. Pourquoi ? Un tempérament, une ou deux idées-forces : un style. Dans le registre, Steve Covey se révèle utile, sa Priorité aux priorités fonctionne à merveille. Et pour être clair, c'est de ce type de scoring (priorisation, en stratégie ou en organisation) que je me sers en entreprise.
Alors quoi ? Prioriser, c'est faire ce qu'il y a à faire et conserver du temps pour : 1. les imprévus, 2. la croissance de quelque chose en plus (qui deviendra peut-être une vache à lait) et/ou - et pourquoi pas ? - 3. le plaisir. Le temps ? C'est un moyen de réussir une activité, c'est-à-dire de satisfaire un public (clients externes, clients internes) et puis vous aussi tout autant, quelles que soient vos visées. La bonne utilisation du temps détermine le coeur de votre boulot.
Parlons de Google. L'outil, qui se confond avec sa propre stratégie ou façon de penser les rapports de force, bref la techno et l'arme qu'elle représente, tout cela me fascine. Et je me souviens, dans la Ville rose, avoir fait partie des premières cuvées d'enthousiastes et de curieux. Regardez l'ambition de Google : vous fournir, sur PC ou téléphone mobile, les programmes dont vous avez besoin, pour pouvoir - en retour - compulser des données commerciales (vos goûts) et profiler vos futures envies d'achat. Fascinant, quoique... bizarre. Que dire ? C'est comme ça.
Penchons-nous sur Gmail. C'est le point de départ d'un excellent outil, gratuit, d'efficience personnelle. Vous connaissez mon goût pour Getting things done (GTD), je vous parle aujourd'hui de ma méthode personnelle pour savoir quoi faire en priorité, c'est-à-dire détecter la valeur potentielle d'une action : ce qu'elle apporte, a priori. Allons dans Gmail, pile au dessus du logo à gauche :
Activez-y l'onglet Document et tableur. Surprise : vous y trouvez l'improbable cousin d'Excel, en plus gratuit, en plus disponible en ligne, en plus partageable avec votre communauté de travail. Bref en mieux. Directement, vous pouvez concevoir un document compatible avec le format xls.
Créez une Nouvelle feuille de calcul :
Là, vous listez des actions, des tâches. Par exemple : A - Vérifier déclaration d'impôts, B - Rencontrer monsieur Durand, C - Aller au salon de l'habitat. Une par ligne. Ensuite, vous vous servez des colonnes pour mettre au point des critères. Cela peut donner : W - Utilité de la tâche, X - Plaisir à la réaliser, Y - Facilité de réalisation, Z - Obligation réglementaire. Un conseil : vous servir du découpage cognitif que procure la PNL, quelque chose comme (je peux concrètement, je dois absolument, j'ai envie de, etc.).
Avançons : vous donnez aux intersections [A-W], [A-X], [A-Y], [A-Z] et ainsi de suite jusqu'à [C-Z] (ici 12 cases en tout) une note de 1 à 4, avec 1 = inexistant et 4 = vraiment flagrant. Puis, ligne par ligne, vous faites les produits : [A-W] x [A-X] x [A-Y] x [A-Z] = un produit allant de (1 x 1 x 1 x 1) à (4 x 4 x 4 x 4). Même chose pour la ligne de B et pour la ligne de C, qui donc affichent un score allant de 1 à 256.
Qu'est-ce que cela signifie ? Qu'une activité (et beaucoup plus quand on liste 15 ou 20 tâches) se détache(nt) parmi les autres. Un classement se profile. Je vous recommande alors de coefficienter un critère, de donner une couleur, de faire un choix pondéré. Imaginons que le critère X (utilité stratégique ou commerciale, mettons) ait, à mes yeux, et pour cette vague de calculs, plus d'importance que le facteur Y (facilité à réaliser ladite chose), alors je peux mettre un coefficient de 2, voire de 3 pour le critère X.
Je refais les calculs, ligne par ligne. L'idée, c'est de faire de ces produits pondérés des proportions. C'est-à-dire de les exprimer en pourcentages par rapport à la totalité, par rapport à la somme. Nous avons, mettons, A qui pèse 25 %, B, 42 % et C, 23 %.
Alors ? Il faut que je réalise en premier B, le plus intéressant, et en second A. Et, si j'ai le temps, à la rigueur, C (qu'il vaut mieux que je loupe, plutôt qu'A). L'idée, c'est de faire les choses qui me rapportent le plus, par exemple jusqu'à 80 % du résultat final. Ce sont les 20/80 de Vilfredo Pareto, un outil de tri simple et puissant.
A moi de déterminer la longueur de chaque tâche. Par exemple 1 semaine ouvrée pour B, 0,5 semaine ouvrée pour B et 4,5 semaines ouvrées pour C. Je mets la main sur un calendrier (Google propose aussi cela en ligne) et place en conséquence A et B (les lauréats du scoring ci-dessus). Comme dans un planning de Gantt.
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Patrons, vitalité, dette publique
Je repense au 20/80 et à ce qu'en dit le consultant Jean-Luc Watine. Dans la même ligne, c'est Laurence Parisot, présidente du Mouvement des entreprises de France (Medef) qui estime - en bonne diplômée de sociologie, certainement ouverte à la complexité - que de petits changements impactent beaucoup de choses en aval.
En changeant seulement quelques éléments, dit-elle sur France culture ce 14 février, on obtient beaucoup de solutions de déploiement, par exemple pour la France. Par ailleurs, si on parle d'économie, elle rappelle que le déficit de l'Etat continuant à progresser sur son rythme habituel, l'année 2015 verra le budget national intégralement dévolu au remboursement de la dette, notre taux d'endettement sera de... 100 %.
Mmh, c'est dans 8 ans. Un endettement de 100 %, c'est un frémissement glacial : les recettes de l'Etat, au lieu de servir aux écoles, aux hôpitaux, aux actions sociales, à l'Europe, à l'écologie, à la recherche et aux entreprises, serviront simplement à rembourser ce que nous dépensons si mal depuis 20 ans.
A voir, le blog sur le livre blanc de Florence Parisot, Besoin d'air.
[ Enregistrer France culture depuis le Net | poids économique - Le Medef, signale Florence Parisot, dispose d'un budget inférieur à celui de l'association de consommateurs UFC-Que choisir | le Medef a donc beaucoup plus d'influence que de moyens financiers | quelques infos sur notre tissu national : seulement 2 % des entreprises hexagonales comptent plus de 500 salariés | dans les 30 pays les plus avancés, ces grands groupes regroupent moins d'un employé sur trois (source OCDE) | les PME françaises de 1 à 249 employés généreraient 60 % de la valeur ajoutée française (2002) | PME, les chiffres (2002) | en France, il y a autant de salariés qui produisent ou vendent des choses aux entreprises (secteur BtoB, 3,3 millions de personnes - c'est la taille de Chicago) que de chômeurs officiels, cf. emploi salarié des secteurs marchands (2005) | si la monnaie reste fixe et figée (enlevons l'inflation), le montant de services que facturent les entreprises, les cabinets et les indépendants aux entreprises, en 10 ans, a progressé de 60 % (2005) | Carrefour, La Poste et Sodhexo alliance emploient plus d'1 million de salariés, et c'est - dans l'ordre - Total, Carrefour et PSA Peugeot Citroën qui affichent les meilleurs chiffres d'affaires (250 milliards d'euros pour ces seuls 3 - c'est ce qu'a perçu l'Urssaf l'année dernière, c'est aussi - à la même période - le volume des échanges par carte bancaire sur les sites français d'e-commerce), regardons les résultats nets : le tiercé de la rentabilité donne ici Total, Sanofi-Aventis et Renault (2006) | Total, la cinquième compagnie mondiale a annoncé ce matin un bénéfice de près de 12,6 milliards d'euros en 2006. Un record absolu pour une entreprise française, estime Le Figaro (14 février 2007) | lire aussi Le Blog finance | Total et l'Erika (l'impact écologique, humain, économique), Total et AZF, Total et la pollution maritime ] Read More
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Contrôle et sensibilité
~ Le plomb et la grâce
Nous avons tous un métier. Mon métier [1] consiste, entre autres choses, à sortir les gens du perfectionnisme (je vous jure). La perfection est un piège : coûteux, usant, décevant. Le principe de réalité vient heureusement nous tirer du cauchemar, du toujours-plus. Rappel : le mieux est l'ennemi du plus. Plus, c'est quantitatif, c'est la même chose en davantage. Le mieux ? Un changement de système [2], un processus adapté, vivant. Une nouveauté plus fine.
Vous imaginez bien que le 20/80 est des outils atomiques le plus utile ici. Perfectionner, c'est perdre du temps, donc des clients et de l'énergie nerveuse. Donc de l'argent, donc de la vie pour votre entreprise. Bien faire, à l'inverse, c'est accepter de maîtriser la chose à 80 % (notion d'excellence, disjointe de la perfection), donc à fort taux, et puis... de la lâcher. Pour passer à autre chose. Pour amener le truc à son point culminant, je veux parler du point culminant réaliste. Là encore, 80 % c'est un bon taux. Vous changez, vous sautez sur un autre processus : vous gagnez un temps fou à chaque fois.
Parlons management. Comme moi, vous savez bien que le leader situationnel est un kangourou, un animal sauteur (cf. Kenneth Blanchard). Sitôt qu'il amène un collaborateur à la mâturité professionnelle sur une tâche précise, il passe vite à quelqu'un d'autre. Et d'un il se met en réaction par rapport au premier, et de deux il aide le plus fragile à croître. Résultat : deux collaborateurs évoluent au lieu d'un. Les 20 % qu'il a gagnés sur le numéro un deviennent un levier pour le second, les vases communicants s'inter-alimentent.
En outre, on le sait, terminer (achever) un travail jusqu'à l'extrême limite est ce qui prend le plus de temps, donc qui fait chuter la productivité ou la performance de manière drastique. Il faut rationnaliser et accepter qu'un autre vienne achever la chose en cours (ou vienne la surveiller, si on la laisse à 80 %). Vous, vous êtes un(e) boss, un(e) vrai(e) : vous priorisez, réalisez, engrangez de l'argent et dépensez intelligemment chaque minute [3] de votre temps.
Fig. 1 - Lâcher s'oppose à renoncer,
c'est mieux investir ce qui suit et ce qui croît
Je m'arrête ici. (Je relis.) Nous avons parlé de cette folle course à la perfection. Ce marathon est un des fruits du contrôle, du besoin de maîtrise. Ce besoin est humain, il est un fruit de la finitude humaine (look). Et c'est de ça que je veux parler : après la maîtrise, parlons de l'expressivité, cette polarité différente, qui rentre en dialogue puissant avec la maîtrise. Pour aller bien, il faut un mariage intelligent entre les deux.
En cela, le travail de Jean Monbourquette est splendide. De même que celui d'Alexandro Jodorowsky ou de don Miguel Ruiz. Réconcilier les deux grands besoins pour qu'ils accouchent d'une troisième voie [4] sereine, voilà un beau projet.
Il y a beaucoup à dire, alors je vous renvoie ici. Et vous laisse vous attarder sur un tableau des grappes de mots que vous pouvez trouver dans les livres. D'abord, les puissances de contrôle (1). Juste après, celles de l'expressivité (2). On y va :
1. [ Contrôle et structuration (Georges Romey), maîtrise, analyse, décisions, volonté, conatus, pensée cartésienne, esprit de géométrie (Blaise Pascal), cerveau gauche (PNL), animus (Carl Gustav Jung), yang (taoïsme), Juge (don Miguel Ruiz), état Parent (Eric Berne), Surmoi (Sigmund Freud) ],
2. [ Expression authentique et sensibilité (Romey), créativité, intuition, instinct, réceptivité, lâcher prise, synthèse, spontanéité, ressentis (feelings), pensée alternative (lateral thinking - Edward de Bono) ou systémique, rapprochements ou connectivité analogique, esprit de finesse (Pascal), cerveau droit (PNL), anima (Jung), yin (taoïsme), Victime (Ruiz), état Enfant (Berne), Ça (Freud) ].
Renoncer au perfectionnisme, c'est gagner du temps, de la motivation, de l'argent. C'est aussi plus d'efficience. C'est - pour terminer - s'ouvrir à l'expressivité, cette amorce, ce jaillissement continu des réalisations humaines. Ajoutez à cela de la structure (mettons un scoring) et vous gainez vos idées dans un corps (un plan d'actions) réaliste et sain.
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[1] Que dire ? J'aide les équipes à envisager les rapports de force avec un marché, les angles de pénétration commerciale, le suivi visuel (tableaux de bord simples, épinglés en grand), les actions à mener en priorité - compte tenu de leur impact (scoring), et le canal socioémotionnel avec lequel il faut parler à chacun des collaborateurs. Pourquoi ? Pour que chacun tienne dans la durée, j'aide le manager à parler clairement et à féliciter tout ce qui avance. Oui c'est de l'organisation (à visée stratégique) et du management (orienté motivation). Les gains ? Une plus grande liberté quant au temps (priorisations et redéploiements enfin possibles), un succès commercial patent (visible, suivi, "bichonné"), une cohésion des équipes dans la durée (le succès vient... des gens).
[2] A l'échelle des entreprises, il y a aussi des paradigmes, des socles plus ou moins cohérents de croyances, de conceptions (représentations, principes c'est-à-dire valeurs). Et ces socles sont à la fois des marchepieds vers un mieux. (C'est l'idée d'amélioration continue). Le mieux devient alors un plus. Certes, obtenir 25 % de taux de conquête commerciale, c'est davantage (et mieux) que 18 %. Il faut pour autant se dire qu'un seuil viendra (une nouvelle donne ou une usure) où le socle du départ va se crisper, devenir un dogme et étouffer la performance. Il faudra alors un vrai mieux, c'est-à-dire un changement qualitatif des perceptions et modes de travail. C'est toute la différence entre changement 1 (pareil, en plus - donc en bientôt limité) et changement 2 (nouvelles façons de faire, plus fines et davantage en phase avec ce tissu vivant - ce complexus - qu'est la vie). Sur les conceptions et les croyances, lire "Mojo d'entreprise" (ici) et "Vrac de janvier" sur les croyances limitatrices. C'est là. Et puis, sur les changements, il y a une théma - et c'est vers cet article que je compte vous emmener, "Métamorphoses Vs modifications" : là.
[3] Notamment en faisant du management, du vrai, qui booste les équipes. Cf. management-minute.
[ Image (c) Grevel @ Flickr.com | d'après l'étymologie, analyser c'est défaire des noeuds | la grâce, un contrepied à l'effort endémique de perfection | lire l'excellent boulot de Traverson sur la synergie | théma systèmes | théma cerveau | autre sujet - Absara.com, ces jours-ci, passe techniquement de 500 ou 600 lecteurs par jour à environ 100, lire les ratés du serveur allemand qui héberge ce blog, chez Flemming ] Read More
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Scoring partners
~ Vis, euros et coeurs
Où on reparle des petits coeurs, des petits euros et des petits bidules que l'on attribue aux activités qu'on a sous le nez. Vous vous souvenez ? (C'est ici.) Une bonne liste d'activités (tâches, processus, to do items, etc.), bref des items d'action (des verbes - faire ci, faire ça), et les individus qui répartissez un certain nombre de j'aime (mettons 5 coeurs en tout, à dispatcher au sein des items), un certain nombre de ah oui, ça c'est important pour la boîte (mmh, 5 euros à répartir pareil). L'idée [1] : prioriser les items qui ont un maximum de [coeurs] x [euros]. Ajoutez-y l'idée de coefficient. Par exemple, si l'intérêt de la boîte prime largement, vous vous retrouvez avec - par exemple, à vous de choisir - un [x 2] pour la catégorie "euros" dans chaque item. Ce qui donne plus de poids au côté l'avenir de la boîte, c'est central.
D'accord ?
Eh bien aujourd'hui, je vous donne ma méthode pour aider les équipes de projet à déterminer qui fait quoi [2]. Pour rappel, un projet, c'est une activité inhabituelle, que l'on confie ou qui s'adopte volontairement par des gens de l'entreprise. Ces gens ont une envie ou un talent présumé - parfois différent de leur métier habituel - pour faire ce type de choses. Ex. : organiser une soirée de networking (réseautage, mise en rapport directe, selon les goûts des gens) au profit d'un groupement d'assureurs. Les assureurs font cause commune pour rencontrer du beau monde. Ok ?
Pour bien préparer, vous demandez aux gens de prendre un papier et de faire une liste de choses qu'ils savent faire (environ 10 verbes : recevoir du monde au téléphone, etc.), à côté une liste de choses qu'ils aiment faire (10 aussi, avec 7 ou 8 choses inédites) et puis, pour terminer, une liste de choses qu'ils doivent ou devront - d'après eux - faire : les choses que le pilote du projet ou bien le patron va leur demander dans le cadre de ce projet. 10 là encore, des choses identiques ou différentes de ce qu'il y a déjà dans les deux autres colonnes. L'idée : que d'une liste à l'autre il y ait seulement 20 ou 30 % de choses communes. L'expérience montre que c'est une bonne proportion.
Une fois que tout le monde a terminé, vous demandez aux individus de relier par un trait (un peu comme un fil d'Ariane) les choses qui, dans la page, se répètent d'une colonne à l'autre. Il y a forcément des choses que les gens savent faire, qu'ils aiment faire et qu'on va leur demander de faire : ça tombe bien. (Appelons ça des activités star ou des activités vertueuses.) Le reste, on le laisse comme ça. Et on tend l'oreille : - Tiens, je pourrais, dit Untel, rajouter un truc ici. Ou là. Je peux ? - Bien sûr, cher ami, lui dites-vous. Mesdames et messieurs, si vous le souhaitez, vous pouvez enlever ou rajouter des choses, c'est parfaitement possible. C'est le moment du "je rajoute-et-j'enlève", qui est important.
Après, vous donnez à chacun un lot de coeurs et un lot d'euros (ce sont des bourses virtuelles) et leur demandez de les répartir sur les items, dans chaque colonne, qui leur semblent les plus prégnants. C'est très subjectif et c'est bien. Donnez-leur par exemple 9 coeurs (nombre impair, qui oblige à faire des choix) et 9 euros par colonne. Première colonne : là, ils donnent mettons 1 coeur et 0 euro à l'item A, 2 coeurs et 1 euros à l'item B, 0 coeur à l'item C et 1 euro, etc. Pareil pour la deuxième colonne, pareil pour la troisième. Puis proposez de faire les produits :
Colonne j'aime faire, item A = [*] x [0 €] = 0, item B = [**] x [€] = 2, etc.
Colonne je sais faire, item A = [**] x [€€] = 4, item B = 3, etc.
Colonne je dois faire, item A = 6, etc.
Note : avec le coefficient du départ (Mmh, quel critère a vraiment de l'importance ?), les scores changent, pensez-y.
Une fois les scores établis pour chaque item, vous laissez reposer un peu la pâte et dites : - Y a-t-il des choses obligatoires, réglementaires, législatives ou tout simplement vitales dans vos listes ? - Oh que oui ! répond le groupe en coeur. - D'accord. Je vous invite à dessiner une petite vis devant chacun de ces items "vissés" (ou bien un poids ou une haltère).
Reprenons et concluons. A partir de ce stade, que chacun se note dans un planning les tâches vissées, pour chaque jour, chaque semaine, chaque mois que dure le projet (même si c'est pour tous les jours, de 13 h 30 à 15 h). Ensuite, que chacun se saisisse des items stars (ou vertueux) et les positionne aussi dans son planning (c'est le moment d'autoriser les marchandages entre les gens, c'est très positif de les voir troquer tel ou tel item contre un autre). Quant au reste, je veux dire les items intéressants ou moins utiles, invitez les personnes à en extraire l'essentiel, c'est-à-dire les 20/80 de Vilfredo Pareto. Soit les 20 % d'items qui génèrent ensemble, pour chaque colonne, 80 % du score total.
Autorisez à nouveau les marchandages, dans un climat respectueux. Puis qu'une personne extérieure (vous, un consultant, un référent) rédige rapidement les lettres de mission de chacun, avec son territoire propre (faire ci, faire ça). Cette lettre de mission se traduit par un planning individuel.
Pour vous, pensez à faire un planning de groupe, grand et clair : qui fait quoi, qui contrôle qui et qui valide l'ensemble à telle date, à telle autre, etc.
Voilà, è finito : je file.
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[1] L'on peut aussi pousser jusqu'à 3 critères : ce que j'aime faire, l'intérêt pour la boîte, d'accord, mais aussi l'intérêt que j'ai à faire ci ou ça pour tel ou tel collègue (ça le soulage, le rassure, lui fait plaisir, etc.).
[2] Qui fait quoi ? Il y a des règles pour ça. Cf. 3QO2CP.
[ Image (c) Dave Gray, dgray_xplane @ Flickr.com | ces plannings, vous l'avez compris sont rationnels et participatifs, ils sécurisent les territoires de chacun, tiennent compte de la subjectivité des collaborateurs et de l'intérêt collectif | le volet marchandage est primordial | les actions retenues sont celles qui génèrent de la valeur, dans l'exécution ]
[ << Fameux 20/80 - 5e partie ] Le temps, c'est du piment - 6e partie [ Laurence Parisot et le 20/80 | Bâtir un planning selon des notes que vous donnez aux activités - 7e partie >> ]
Discernez (et ciblez), c'est gagné
<< Dans tout groupe de choses contribuant à un effet commun, la majeure partie de l’effet est attribuable à un nombre relativement faible de ces choses. >>
Jean-Luc Watine, consultant en optimisation du statut des dirigeants
[ Dans un phénomène, le tri, c'est le fait de retenir les constituants les plus significatifs, les plus porteurs (ex. : des explications, des attributions), au détriment de ceux qui sont jugés pauvres (bien sûr) | la sélection, c'est l'art d'exercer un choix en fonction de critères donnés (pertinence, goûts personnels) | le choix, c'est l'inclination, c'est ce que vous avez de cérébral et d'émotionnel et qui vous pousse à conserver quelque chose qui vous semble profitable - le cerveau combine tout le temps pensées et émotions, cf. Antonio Damasio ]
[ << Le rangement, tout un truc - 4e partie ] Le temps, c'est du piment - 5e partie [ Jean-Luc Watine - 6e partie >> ]
Vous faire gagner du temps
Oui, je sais. L'excellent Marc Traverson, coach parisien, dit du temps que c'est occidental. La notion équivaut à un ensemble vide en Orient : nip, queud', walou, nada. Le temps, c'est quelque chose de culturel avant tout. Et c'est aussi ce que dit l'anthropologue Edward Twitchell Hall : l'espace et le temps sont des objets culturels, les croyances et les pratiques de tout groupe humain colorent ça de manière typique (cf. Occident Vs Orient). Au point que la culture - c'est moi qui le dis - serait une émergence de dyades (grilles de lecture avec deux grands pôles), relatives à l'espace et au temps : proche/éloigné, rapide/lent, intime/public, à point nommé/en décalage, etc.
C'est vrai, c'est complètement vrai.
Pour autant, votre entreprise - et le réseau qu'elle forme avec les entreprises et les institutions - se met au diapason de ce qui, en Occident, est jugé comme important : le délai. Le délai, c'est central. Il se fonde sur le calendrier : vous m'ferez ça pour jeudi en huit est une chanson commune. Il y a aussi le temps comptable, c'est-à-dire comment dans l'année l'expert répartit, amorce et arrête les événements chiffrés. Puis, il y a le temps commercial, celui qui fait que l'on vend bien de la deuxième semaine de janvier à fin avril, de mai ensuite à fin juin, puis de mi-septembre à fin décembre. Et puis, c'est ce qui m'intéresse aujourd'hui, il y a le temps efficace. Vous savez ? Le temps que l'on déploie pour les projets, pour les campagnes, le temps des plannings, le temps des productions (machines ou hommes), etc.
Ce temps, c'est le temps rationnel (le temps qu'on comprend, qu'on envisage), c'est le temps de travail.
Alors, comment un consultant en organisation peut-il vous aider à optimiser ce temps-là ? J'entends vous aider à y caser plus de choses agréables et/ou profitables ?
Il y a deux outils.
Le premier, c'est l'utilisation des papillons, les fameux Post-it. Je vous renvoie au billet là-dessus. Sûr que la méthode, qui s'appuie sur l'animation d'un groupe, produit des fruits. Vous résolvez des problèmes (mettons d'organisation) et donc... gagnez un temps précieux. Quelques heures de travail améliorent fortement les pratiques. Le plan d'action (ex. : punaiser un gros planning en carton dans le hall) permet alors de mieux saisir qui fait quoi. Et donc de rationaliser ce bon sang de temps.
Deuxième pratique : c'est le scoring. Ou méthode de notation, de priorisation des propositions. Le scoring, c'est le fait de lister plein de choses, par exemple des tâches. Là, vous les avez et vous demandez à votre équipe de donner, individuellement, un nombre de coeurs (les j'aime faire ça) et un nombre d'euros (mmh, ça, ça rapporte à la boîte) pour chaque item. Après, pour chaque ligne, vous multipliez le nombre de coeurs par le nombre d'euros : appelons ça des scores. Et appliquez un écrémage, un 20/80 façon Vilfredo Pareto. C'est-à-dire retenez les 20 % d'items qui génèrent 80 % de scores, ici positifs.
Echantillon :
A) Lire les e-mails le matin [ **** x €€ = score de 8 ]
B) Gérer les contentieux [ * x €€€€ = score de 4 ]
C) Préparer le prochaine campagne commerciale [ *** x €€€€ = score de 12 ]
L'on comprend aisément que l'activité C prime, sa représentation de 33,3 % des items listés génère 12/24 soit 50 % des scores. Tout de suite après ce qui est obligatoire (choses légales ou réglementaires), vous placerez donc dans le planning tout ce qui est relatif à C. Le reste se logera où il y a du temps.
Un conseil : dans les faits, gardez 5 % de tolérance, 5 % de flottement dans l'application réelle des tâches. Considérez qu'il y a des "plantages" possibles (impondérables, incompétence des fournisseurs). Il vaut mieux les inclure dès le départ. Ou alors de considérer que le planning est vrai à 95 %, c'est comme vous voulez.
Sur le terrain, si le "plantage" excède 5 %, réprimandez le fautif (cf. management-minute), discutez avec celui qui a fait une simple erreur (cf. Hervé Gougeon) et félicitez celui qui réussit et tient ses délais.
Voilà ! J'y vais : bon week-end !
[ Manager en Orient | en cas de changement de cap managérial, vous pouvez pondérer le critère "coeurs" ou le critère "euros", en coefficientant l'un ou l'autre (ex. : coeff de 2) | comment Alain Lefebvre, patron de 6nergies, utilise les Post-it - photos | regardez à quel point le Travaillomane de Taibi Kahler recherche une maîtrise du temps | time management, la théma (et notamment Getting things done - GTD) | quelques outils atomiques de ma collection personnelle ]
L'acteur Tom Hanks a aussi tâté de la caméra. Sur Paris Première, là dans la journée [1], il a déclaré dans l'émission Hollywood Stories qu'avant la prise de caméra, en tant qu'acteur, il lui suffisait de bien faire son métier. Sitôt la réalisation de film entre ses mains, il a - en outre - dû répondre correctement à mille questions par jour. Soit cinq-cents une fois comme il faut. Etre meilleur que moyen [2], voilà sa saine motivation - je trouve.
[1] Je relâche la speed pression d'hier soir :-) Encore un grand bravo à tous. Et merci à nos prestigieux commanditaires pour leur prochain choix.
[2] Qui plus est à très haut niveau (de compétence, d'énergie).
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