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Grande valeur. Voilà, pour l'entreprise, ce que revêt Getting things done.
GTD ? L'assouplir comporte un plus, je veux dire que vous ou moi pouvons l'adapter : le simplifier encore. Pour tous les jours, c'est bien d'utiliser l'esprit du modèle. Mieux, son 20/80.
Je travaille pour quelqu'un qui communique en interne. Et beaucoup (collaborateurs, messages tracés).
Fig. 1 - GTD en un schéma (traduction, Pascal Vennier)
Dans ce qui m'occupe, les catégories de messages deviennent vite :
[ À faire | À déléguer à Untel | À surveiller de... (date de contrôle) à ... (date d'évaluation finale) | À conserver pour plus tard ].
Catégories couplées (à vrai dire croisées) avec un système de scoring (de 1 à 5 étoiles), venant - pour chaque message - pondérer ce qui suit :
[ Urgence | Positivité escomptée | Facilité de la tâche | Brieveté de la tâche ].
Chaque message reçoit un sens précis (ex. : À déléguer à Untel ; Urgence 4* ; Positivité 3*, etc.). Donc un poids.
Ouais.
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[ Pff, je repars à nouveau - Pas le temps (regrets) de voir Dorian(e) ou François-Franzzz | arf, nécessité de refaire les courses et de remettre l'appartement en état avant le retour de ma petite famille, God help me (surtout pour le ménage) | Astucieux Wir Gestalten (merci Swissmiss) et Swedler ] Read More
[ < thémas Time Management & GTD | catégorie Organisation | archivage automatique du billet sur la scénarisation des choses et la nécessité de commencer... par la fin | interagissez sur ce billet en cliquant sur le bandeau de son titre ]
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Boucler ce qu'il y a à faire. Voilà le sens de Getting things done, expression anglophone qui désigne également la célèbre méthode d'organisation du travail et des tâches personnelles : GTD en abrégé. Méthode mise au point par le consultant David Allen (résumé de son travail ici).
Un must.
GTD montre une voie d'efficience individuelle : comment faire un maximum de choses utiles (caractérisées à l'avance, c'est-à-dire stockées quelque part, ou expérimentées en direct et jugées prioritaires, en live ou en léger différé). Bref, comment exécuter les bonnes choses en un minimum de temps. Tous les jours. Et dans la durée (joli défi).
Ceux qui s'intéressent au management de projet savent que le temps est une ressource précieuse. Et rapidement rare (principe de Cyril Northcote Parkinson).
Oui.
Je vous propose - tenez-vous bien - ma propre version de GTD, qui se centre sur l'essentiel de la méthode. Elle est beaucoup plus simple. Méthode-maison ? Oui. Elle s'appuie sur un ou deux appuis que j'ai pu lire dans un ou deux bons blogs (oublié lesquels). Ça parlait de frigos. Alors j'ai prolongé l'idée et c'est maintenant dans cette théma de nourriture que j'ancre les choses. Ça me parle vraiment : c'est clair.
On y va ?
Projets de long terme (rêves, pour un jour peut-être) : à mettre au congélateur.
Choses pour le moyen terme (un jour prochain) : frigo direct.
Choses à déployer sur le court-moyen terme : confectionner le menu (une to-do list ou un retroplanning).
Choses trop compliquées à suivre ou aisément faisables par Alphonse, Béatrice ou Chloé : dans le passe-plat (délégation).
Choses à faire tout de suite (ça urge) : le four !
Choses inutiles : poubelle de la cuisine.
Choses terminées : dans le guide gastronomique (registre des actions finies, qui procurent satisfaction et sensation d'expérience), pour se faire du bien.
Une cuisine, mes amis. Une cuisine et sa promesse de bon dîner.
La mémorisation, vrai nerf de la guerre. Voilà, vous en convenez, qui devient possible...
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Un planning bien fait s'adopte et se suit. Bien sûr. Car un planning bien fait, il épouse les individus, en tant qu'êtres de motivation : il découle d'un travail sur le temps peut-être, également beaucoup du management. La preuve.
Un consultant en économies de temps a toujours un solide bagage managérial.
Mais tout ça, c'est bien gentil. Aussi ergonomique, enthousiasmant et générateur de richesses soit-il, un planning se bafoue. Pourquoi ? Parce que la vie. L'organisme ou l'individu qui vous commande un planning stratégique (fondé sur les 20/80 réels), l'apprécie, s'y investit (un vrai bijou)... et le lâche. Même, et surtout, si l'outil est une claire réussite, simple, génératrice d'argent, de confort, de plaisir, d'adhésion.
Eh oui. Je vous ai parlé de management en amont, pour concevoir l'outil, un outil qui touche à l'ADN de l'entreprise, à son ergonomie, à ses impératifs, à ses ressorts individuels et groupaux. Il faut que la finesse managériale envisage ce que j'appelle aussi la sortie de route et la porte d'entrée.
Kesako ?
La sortie de route, c'est le tout-venant : ce sont les imprévus qui détournent l'opérateur ou son équipe du cours du planning, du chemin d'efficience. Il y en a de mille sortes, liés par exemple aux risques. Ou aux joies de la vie (j'ai marié ma fille, un ami me propose de m'associer avec lui en Espagne, etc.). Nous sommes dans la complexité, nature mouvante et interpénétrée de la vie. Il y a aussi des imprévus liés à des problèmes anciens, à des « cadavres dans le placard » (un Prud'hommes non signalé, qui vient phagocyter le temps).
Ok.
Tout ça fait qu'un consultant réaliste, qui a un temps d'avance, considère son outil comme un rail. Et un rail connaît toujours, par essence, des déraillements. Soyons pragmatiques.
Est-ce une raison pour pleurer ? Que nenni : le planning est un outil de long terme. Même si le client en voit les fruits très vite, le cercle vertueux de la génération de valeur développe toute sa force dans le temps. Est-ce à dire que les gens se lassent de votre outil ? Certes non, s'il est bien fait (personne ne se lasse d'une Cadillac ou d'un costume sur-mesure). Il faut juste envisager à quel point la vie, comme un tissu vivant, viendra détourner les collègues, à court ou à long terme.
Bien sûr devez-vous suivre l'évolution, les ajustements, le nécessaire coaching et service après-vente de l'outil.
Encore et surtout devez-vous, dès la conception, ou plutôt juste à sa fin, demander au client quelles sont ses portes d'entrée, ses moyens de retour s'il y a sortie de route.
Souvenez-vous du fils prodigue (ici). Cet individu, au départ plein de bonnes intentions (ou non), sort de la voie tracée. Pourquoi ? Peut-être, me diront les créatifs, parce qu'elle était beaucoup trop tracée. Beaucoup trop droite. Et c'est un fait. Mais quelles qu'aient été les raisons de la sortie de route (provoquées, subies, les deux), ce qui compte, c'est que le père, dans l'histoire, était sur le chemin. Le père, c'est l'amour, c'est l'indulgence, c'est le souci que tout va bien (bienveillance). Et le chemin, c'est la possibilité concrète de revenir. De revenir en vrai.
Quelqu'un qui sort du planning doit, grâce au consultant, connaître son ou ses chemins de retour (plusieurs, c'est encore mieux). Pour beaucoup de clients, revenir dans la trame de l'outil, c'est recommencer par une des tâches qui soit agréable (la préférée).
L'expérience montre que ce sont les perfectionnistes (et non pas les jouisseurs) qui ont le plus de mal à tenir un planning dans le temps. Les jouisseurs ont toujours un moyen agréable de se re-couler dans le flux, ils le font par l'excitation, la recherche de sensations, le plaisir de retrouver un sas personnel, apaisant, ou alors la joie de revenir dans le jeu, par un biais précis (lire mes mèls, m'asseoir à mon bureau, rencontrer tel client, à tel moment). Et vogue à nouveau le bateau : le pied regagne l'étrier.
Pour les perfectionnistes, c'est plus compliqué. Leur escapade leur vaut une culpabilité aiguë, voire un dénigrement dans le dedans : ils s'en veulent. Au lieu de réussir leur pari à 80 % (comme ils le devraient), ils sabordent la machine et refusent que le mois plannifié soit imparfait, qu'il soit souillé. Ils oublient juste que la perfection est un mirage (dangereux), que l'excellence - elle - est souhaitable, voulue, réaliste. De plus, il reste tout une année pour hisser les résultats. Tout est à nouveau possible [*]. Et à portée de main.
Ok ?
Bâtir un planning c'est tout ça : c'est soigner en amont le perfectionnisme. Et viser le plaisir, gage de durée, gage de retour.
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[*] Ce type de profil « se retape » avec une félicitation documentée, appuyée sur une réussite factuelle déjà remarquée. J'ai confiance en vous pour telle et telle raison stimule le moral. Read More
« Le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt »
(précepte ô combien pratiqué par mon ancien beau-père -
quand j'étais petit, lui et moi jouions aux échecs le matin)
Exceptionnellement, ce billet est (c) - Merci
Intéressant. Les techniques ? Moui, des classiques. Ce sont surtout les témoignages qui éclairent et frappent : je vous invite à consulter le Management n°148 de décembre 2007. Il traite de la gestion du temps.
Il y a l'étonnant vécu de l'historien Max Gallo (3 ou 4 sorties de livres par an, voyez la puissance de travail). Le récent académicien opte pour une vie monacale, faite de discipline et de hauts niveaux de production (besogne intense) : coucher vers 22 h, lever entre 3 et 4 h du matin. Résultat ? Une nuit de 6 h, une sieste courte pour récupérer la fraîcheur nerveuse et encore et surtout ce que j'appelle de gros tunnels (par exemple blocs de 4 ou 5 h), essentiellement le matin. Le tunnel, c'est le must de la production personnelle. Saluée par le grand David Allen (cf. GTD), la grande plage de temps continue est - je le répète - l'idéal du travail : vous êtes tranquille et concentré, c'est rare et précieux. Chaque effort se coulant dans un ensemble, tout conduit à son corrolaire, vous êtes « dedans ».
Concentration zen, feeling de maîtrise, impression - justifiée - d'avoir du temps à soi (tellement rassurant pour les Travaillomanes de la galaxie PCM).
Une tâche vigoureuse, menée d'un bloc (enfants encore au lit, téléphones coupés, sentiment de possession de la journée), bref tout ça procure une pénétration intellectuelle absolument unique. Le top absolu étant d'inclure le pic 9 h 30-10 h, chronobiologiquement porteur (performance nerveuse).
Depuis deux jours, j'ai considérablement avancé mon réveil. Je me couche entre 21 h et 22 h, ainsi ai-je mon tunnel du matin, à compter de 5 h. J'ai l'impression de dédoubler ma journée de travail, c'est mécanique. Un grand tunnel par jour, c'est la garantie de tout boucler. Une fois les cailloux posés, je recommande 4 ou 5 tunnels par semaine.
L'après-midi ? La journée me sert ensuite à me former, à relancer, à engranger d'autres projets. L'urgent-important, c'est le matin (ou alors l'important à forte composante de concentration), à la suite de quoi je fais l'important structurateur (à faire, méthodes, modèles, relations). Tout est là-dedans.
Autre élément : le 80 % de Flemming Funch. Je termine tout dès que c'est bon aux trois quarts. Bon, et pas parfait. Ce qui est parfait apporte peu : tout au plus les félicitations des experts (ou la très coûteuse volupté perfectionniste). Alors, ce qui est bon ? C'est ce qui satisfait les autres (majoritaires, en demande, en prise directe avec votre sujet), c'est ce qui satisfait également soi, et la montre. Sitôt terminée, la tâche en amène une autre. Apprendre à terminer, apprendre à enchaîner, apprendre à jouir de ce qui est accompli et non maîtrisé.
Un sport.
D'ailleurs, je vous aide pour ça : uniquement sur cette question du temps, j'ai en ce moment un coaché (planning pluriannuel, point hebdo ciblé, encouragements personnalisés). Aidez-moi vous aussi en retour, si vous le souhaitez (c'est avec plaisir). Les condoléances et marques d'estime de tous ces jours-ci sont des délicatesses que j'ai appréciées. Les strokes sont un fin caviar.
L'homme est un tout pour l'homme - Au plaisir !
[ GTD, modèle opérant | le Travaillomane, peut-être le plus bernéen des profils de Kahler | les cailloux, un modèle de Steve Covey | vouloir achever, c'est un appétit de l'Animus | je m'en souviens, pour mon grand-père, la sieste était une arme pour maintenir son incroyable puissance d'implication | on dit que Napoléon dormait 4 heures par nuit | un tunnel, c'est un réservoir à productivité : beaucoup de travail en seulement quelques heures solidaires et pleines | motiver - surtout en coaching de productivité, c'est amorcer, personnaliser, ajuster, renouveler, assurer les renforcements positifs (cf., pour le management, Kenneth Blanchard et son Manager-minute) - les renforcements positifs sont des architectures émotionnelles internes (des bétonnages) qui rendent confiant donc petit à petit adulte, impliqué, autonome | finir son travail et/ou utiliser plus ou moins d'énergie pour ça est un renforcement positif, que l'on soit intra ou extramotivé (appuis motivationnels en soi ou auprès de l'environnement, essentiellement humain) ] Read More
Exceptionnellement, cet article est (c) - Je le dédie à Hervé
Certes une entreprise est-elle plus dynamique si elle est organisée : elle sait voir où sont les priorités et les sujets à fortement investir. S'il y a nécessité de mettre le paquet sur le service après-vente ou la conquête d'une niche au Brésil, l'entreprise a un sens, une direction, un motif de se dépasser. J'appelle ça un moteur.
Autre effet vertueux : tous les Travaillomanes souscrivent à ça, non pas au côté challenge (bien au contraire), mais à la précision des projections. Ce qui représente 25 % des troupes [1] selon Taibi Kahler, qui se reconnaissent dans une structure qui dit ce qu'elle vise, qui se fixe des échéances à succès, qui s'en donne les moyens physiques. C'est la clarté cognitive de l'AT, la dynamique perfectionniste (voire observatrice) de l'Ennéagramme ou le principe Animus de Carl Jung et de Georges Romey.
Il y a là des composantes de base.
Nous parlons bien d'organisation. Il y a encore beaucoup de choses qui, venant d'elle, suscitent le faire-bouger (motiver). Regardons ensemble ces histoires : 1. de géographie professionnelle, 2. de recours aux strokes. Il y a là d'importants sous-bassements motivationnels.
1. Dans les préconisations que fait le consultant en économies de temps, il y a toujours le planning. C'est un outil de management visuel, qui montre tout de suite qui fait quoi, à quel point ça avance dans le temps (grâce à des personnes physiques), de quelle manière - en clair - les satisfactions prennent corps. C'est avec ce type d'outil que le leader, gardien des caps, de leur impact sur les représentations (peur ou confiance - cf. homéostasie) et de la vision, bref des valeurs (ce qui compte) : c'est avec ça que le leader donne une structure, une métrique (art de suivre et de mesurer, art de guider), bref une forme (Gestalt) à sa boîte. L'identité s'enracine. Nous sommes dans un système et c'est quelque chose qui roule (qui vit).
Le leader, en fondateur, établit ainsi la notion de progrès : il donne un déversement possible à la sourde et puissante poussée d'évolution (cf. Georges Romey). Humainement, c'est déterminant. D'ailleurs, le consultant en management Hervé Gougeon rappelle que tout ce qui est considéré (ici mesuré) progresse. C'est une constatation courante, à laquelle je souscris.
Fig. 1 - Le planning déploie
un certain nombre de colonnades
Parlons du planning. Sa réputation en fait l'outil de maîtrise du cours des choses et, par extension, du temps lui-même. Il est bon de rapeller qu'il permet aussi de maîtriser l'espace. Vous savez, l'ergonomie : le bassin (fluide ou compliqué) des échanges humains. En disant qui fait quoi et quand, le planning spatialise l'entreprise : on entrevoit les flux relationnels. C'est la logistique des corps, et des sensibilités qu'il y a derrière. Untel va ici et là, rencontre Antoine, Béatrice ou Coralie. Le Où et le Qui s'interpénètrent (cf. 3qo2cp). Alors quoi ? Il y a trois enseignements latents.
1.1 Le premier, c'est qu'il faut un plan au sol pour pouvoir dire qui fait vraiment quoi. Ce que la TPE visualise facilement, il faut le documenter pour une grande boîte, et surtout avoir des interlocuteurs qui s'y connaissent en circulation des flux humains, en intra (salle de consultation du planning, couloirs, ascenseurs) et en extra (parking, accès au resto d'entreprise, connexion avec la bretelle d'autoroute). Ces trucs-là comptent à la longue. Spatialiser, c'est concrétiser peut-être, c'est encore et surtout donner de la chair aux trajectoires, on le voit juste en dessous.
1.2 Le second élément, c'est qu'il y a un sociogramme induit. Le modèle ? Une émanation de Jacob Moreno, l'un des pères [2] de la dynamique de groupe. La représentation de qui va voir qui ou quoi, de qui passe dans le périmètre de qui, permet - en fonction des affinités ou des répulsions - de dire qui va tenir dans le temps ou qui va s'accrocher avec Josiane Rottweiler de l'accueil. C'est-à-dire éroder sa propre positivité [3]. Quelqu'un qui aime prendre l'air aura tout intérêt à passer par la coursive de derrière. Quelqu'un qui vomit la fantaisie devra contourner le pôle Créa, où règne ce troll en résine issu d'une plateforme de jeux vidéo. Ménager la susceptibilité des gens, favoriser le confort socio-émotionnel, c'est tout un taf. Qui revient à cartographier les territoires (plus largement, les chaises - cette assise symbolique individuelle) des uns et des autres.
1. 3 Le troisième point, c'est la géographie motivationnelle immédiate : l'environnement de travail. Un bureau open space stresse les cultures ou les gens qui ont besoin d'intimité (relire Le Langage silencieux du remarquable Edward Hall). Il faut faire attention. Pour les freelances, il y a aussi la nécessaire distinction entres espaces pro et perso. Exemples nombreux, à commencer par le mien : je travaille à merveille avec une ou deux personnes dans la même pièce. Les signaux corporels qu'envoient les autres forment comme un nuage crépitant qui m'aide à me concentrer. Si je manque de ça, je travaille avec de la musique.
Un autre exemple me vient. Il y a un établissement que je connais bien. Vous pénétrez là-dedans, vous débarquez dans les années 1980-1990 : égalité prônée. Où est le sens de circulation, où sont les points saillants, où est l'accueil, qui est le boss ? Nada. Tout est circulaire et mangé par un puits de lumière central, comme une échelle de Jacob vaine et limitée. Bosser là donne des angoisses : on s'y perd. Tout est possible et donc rien. Zéro accroche, aucun style, un espace de vide occupé par ce centre planté dans rien. Là où le vide donne habituellement envie d'emplir, il y a dans cette entrée un néant : une confusion. Énergie dispersée. Leadership dissimulé, paumé, battu aux quatre vents. Vous saisissez ?
Arf.
2. Passons aux strokes. Que je sois de tempérament intra ou extramotivé, j'ai besoin de regards. Les miens ou ceux des autres (souvent c'est les deux). Pour acter une réussite. Le planning permet ça, qui montre clairement où sont les repos du guerrier, ces plages de mise à profit, de Aah, j'y suis arrivé, où le bilan forme un sourire intérieur. Le Tout est accompli de fin de semaine (où le planning fait intentionnellement un blanc) est une sensation nécessaire. Imaginons que j'aie un boss adepte des félicitations-minutes (façon Manager-minute, le modèle de Kenneth Blanchard) : si j'ai ça, je suis un chanceux. Et si je n'ai pas la considération bienveillante, la clarté de vues et l'appui de mon chef, qu'au moins le planning m'indique mes plages de repos du guerrier. C'est comme un shabbat reconstructeur. Ainsi puis-je jouir de la satisfaction de ce que j'ai accompli. Pour les autres, pour l'avenir de la boîte, pour le client, pour ma carrière, peu importe. Je suis capable, compétent, dans mes chaussures, ici et là. Et je jouis de ça.
Mmhhhh.
Un récapitulatif des fruits motivationnels du planning ? après quoi je vous souhaite un bon week-end ? Let's go.
L'outil du consultant en économies de temps, le planning, donne des priorités, donc une direction dynamique au collectif. Il remplit sa fonction de clarificateur du devenir, il concrétise une intelligence spatio-émotionnelle (porteuse elle aussi de motivation), il donne une place dans l'espace à chacun, conforte son rang symbolique (à la fois unique et partie-prenante de la réconfortante chaîne de travail), il dessine des plages attitrées de repos, pour savourer les actes.
Be seeing you.
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[1] Les statistiques du père de la Process Communication s'appuient sur des tests issus des États-Unis. Et ces tests concernent évidemment plusieurs milieux professionnels. Au pays de René Descartes, d'Auguste Comte, du TGV et de l'école de la République, je soupçonne la proportion de Travaillomanes d'être encore plus forte (ajoutons-y en parallèle une composante Persévérant et Rebelle). En Afrique ? Elles est plus faible du fait d'une intuition laissée plus libre (cf. Anima).
[ Théma consultant ] Management et organisation, kesako ?
Charles et Hervé sont des amis : je les remercie du témoignage ci-après, qui me touche. J'ajoute être fier de les aider, l'intensité de ce qu'ils vivent est unique et ce qu'ils font pour le quartier de Beauregard vaut de l'or. Pour tous.
Merci, encore et surtout, d'avoir présenté le côté pragmatique de ce que peut être une mission, par exemple orientée time management et motivation :
[ Extrait du Journal des entreprises, septembre 2007 ]
[ < 10e partie ] Le temps c'est du talent [ 12e partie > ]
Mon assistante, c'est le Net
~ Gmail vous aide à prioriser vos tâches
J'aime les gourous. Pourquoi ? Un tempérament, une ou deux idées-forces : un style. Dans le registre, Steve Covey se révèle utile, sa Priorité aux priorités fonctionne à merveille. Et pour être clair, c'est de ce type de scoring (priorisation, en stratégie ou en organisation) que je me sers en entreprise.
Alors quoi ? Prioriser, c'est faire ce qu'il y a à faire et conserver du temps pour : 1. les imprévus, 2. la croissance de quelque chose en plus (qui deviendra peut-être une vache à lait) et/ou - et pourquoi pas ? - 3. le plaisir. Le temps ? C'est un moyen de réussir une activité, c'est-à-dire de satisfaire un public (clients externes, clients internes) et puis vous aussi tout autant, quelles que soient vos visées. La bonne utilisation du temps détermine le coeur de votre boulot.
Parlons de Google. L'outil, qui se confond avec sa propre stratégie ou façon de penser les rapports de force, bref la techno et l'arme qu'elle représente, tout cela me fascine. Et je me souviens, dans la Ville rose, avoir fait partie des premières cuvées d'enthousiastes et de curieux. Regardez l'ambition de Google : vous fournir, sur PC ou téléphone mobile, les programmes dont vous avez besoin, pour pouvoir - en retour - compulser des données commerciales (vos goûts) et profiler vos futures envies d'achat. Fascinant, quoique... bizarre. Que dire ? C'est comme ça.
Penchons-nous sur Gmail. C'est le point de départ d'un excellent outil, gratuit, d'efficience personnelle. Vous connaissez mon goût pour Getting things done (GTD), je vous parle aujourd'hui de ma méthode personnelle pour savoir quoi faire en priorité, c'est-à-dire détecter la valeur potentielle d'une action : ce qu'elle apporte, a priori. Allons dans Gmail, pile au dessus du logo à gauche :
Activez-y l'onglet Document et tableur. Surprise : vous y trouvez l'improbable cousin d'Excel, en plus gratuit, en plus disponible en ligne, en plus partageable avec votre communauté de travail. Bref en mieux. Directement, vous pouvez concevoir un document compatible avec le format xls.
Créez une Nouvelle feuille de calcul :
Là, vous listez des actions, des tâches. Par exemple : A - Vérifier déclaration d'impôts, B - Rencontrer monsieur Durand, C - Aller au salon de l'habitat. Une par ligne. Ensuite, vous vous servez des colonnes pour mettre au point des critères. Cela peut donner : W - Utilité de la tâche, X - Plaisir à la réaliser, Y - Facilité de réalisation, Z - Obligation réglementaire. Un conseil : vous servir du découpage cognitif que procure la PNL, quelque chose comme (je peux concrètement, je dois absolument, j'ai envie de, etc.).
Avançons : vous donnez aux intersections [A-W], [A-X], [A-Y], [A-Z] et ainsi de suite jusqu'à [C-Z] (ici 12 cases en tout) une note de 1 à 4, avec 1 = inexistant et 4 = vraiment flagrant. Puis, ligne par ligne, vous faites les produits : [A-W] x [A-X] x [A-Y] x [A-Z] = un produit allant de (1 x 1 x 1 x 1) à (4 x 4 x 4 x 4). Même chose pour la ligne de B et pour la ligne de C, qui donc affichent un score allant de 1 à 256.
Qu'est-ce que cela signifie ? Qu'une activité (et beaucoup plus quand on liste 15 ou 20 tâches) se détache(nt) parmi les autres. Un classement se profile. Je vous recommande alors de coefficienter un critère, de donner une couleur, de faire un choix pondéré. Imaginons que le critère X (utilité stratégique ou commerciale, mettons) ait, à mes yeux, et pour cette vague de calculs, plus d'importance que le facteur Y (facilité à réaliser ladite chose), alors je peux mettre un coefficient de 2, voire de 3 pour le critère X.
Je refais les calculs, ligne par ligne. L'idée, c'est de faire de ces produits pondérés des proportions. C'est-à-dire de les exprimer en pourcentages par rapport à la totalité, par rapport à la somme. Nous avons, mettons, A qui pèse 25 %, B, 42 % et C, 23 %.
Alors ? Il faut que je réalise en premier B, le plus intéressant, et en second A. Et, si j'ai le temps, à la rigueur, C (qu'il vaut mieux que je loupe, plutôt qu'A). L'idée, c'est de faire les choses qui me rapportent le plus, par exemple jusqu'à 80 % du résultat final. Ce sont les 20/80 de Vilfredo Pareto, un outil de tri simple et puissant.
A moi de déterminer la longueur de chaque tâche. Par exemple 1 semaine ouvrée pour B, 0,5 semaine ouvrée pour B et 4,5 semaines ouvrées pour C. Je mets la main sur un calendrier (Google propose aussi cela en ligne) et place en conséquence A et B (les lauréats du scoring ci-dessus). Comme dans un planning de Gantt.
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Contrôle et sensibilité
~ Le plomb et la grâce
Nous avons tous un métier. Mon métier [1] consiste, entre autres choses, à sortir les gens du perfectionnisme (je vous jure). La perfection est un piège : coûteux, usant, décevant. Le principe de réalité vient heureusement nous tirer du cauchemar, du toujours-plus. Rappel : le mieux est l'ennemi du plus. Plus, c'est quantitatif, c'est la même chose en davantage. Le mieux ? Un changement de système [2], un processus adapté, vivant. Une nouveauté plus fine.
Vous imaginez bien que le 20/80 est des outils atomiques le plus utile ici. Perfectionner, c'est perdre du temps, donc des clients et de l'énergie nerveuse. Donc de l'argent, donc de la vie pour votre entreprise. Bien faire, à l'inverse, c'est accepter de maîtriser la chose à 80 % (notion d'excellence, disjointe de la perfection), donc à fort taux, et puis... de la lâcher. Pour passer à autre chose. Pour amener le truc à son point culminant, je veux parler du point culminant réaliste. Là encore, 80 % c'est un bon taux. Vous changez, vous sautez sur un autre processus : vous gagnez un temps fou à chaque fois.
Parlons management. Comme moi, vous savez bien que le leader situationnel est un kangourou, un animal sauteur (cf. Kenneth Blanchard). Sitôt qu'il amène un collaborateur à la mâturité professionnelle sur une tâche précise, il passe vite à quelqu'un d'autre. Et d'un il se met en réaction par rapport au premier, et de deux il aide le plus fragile à croître. Résultat : deux collaborateurs évoluent au lieu d'un. Les 20 % qu'il a gagnés sur le numéro un deviennent un levier pour le second, les vases communicants s'inter-alimentent.
En outre, on le sait, terminer (achever) un travail jusqu'à l'extrême limite est ce qui prend le plus de temps, donc qui fait chuter la productivité ou la performance de manière drastique. Il faut rationnaliser et accepter qu'un autre vienne achever la chose en cours (ou vienne la surveiller, si on la laisse à 80 %). Vous, vous êtes un(e) boss, un(e) vrai(e) : vous priorisez, réalisez, engrangez de l'argent et dépensez intelligemment chaque minute [3] de votre temps.
Fig. 1 - Lâcher s'oppose à renoncer,
c'est mieux investir ce qui suit et ce qui croît
Je m'arrête ici. (Je relis.) Nous avons parlé de cette folle course à la perfection. Ce marathon est un des fruits du contrôle, du besoin de maîtrise. Ce besoin est humain, il est un fruit de la finitude humaine (look). Et c'est de ça que je veux parler : après la maîtrise, parlons de l'expressivité, cette polarité différente, qui rentre en dialogue puissant avec la maîtrise. Pour aller bien, il faut un mariage intelligent entre les deux.
En cela, le travail de Jean Monbourquette est splendide. De même que celui d'Alexandro Jodorowsky ou de don Miguel Ruiz. Réconcilier les deux grands besoins pour qu'ils accouchent d'une troisième voie [4] sereine, voilà un beau projet.
Il y a beaucoup à dire, alors je vous renvoie ici. Et vous laisse vous attarder sur un tableau des grappes de mots que vous pouvez trouver dans les livres. D'abord, les puissances de contrôle (1). Juste après, celles de l'expressivité (2). On y va :
1. [ Contrôle et structuration (Georges Romey), maîtrise, analyse, décisions, volonté, conatus, pensée cartésienne, esprit de géométrie (Blaise Pascal), cerveau gauche (PNL), animus (Carl Gustav Jung), yang (taoïsme), Juge (don Miguel Ruiz), état Parent (Eric Berne), Surmoi (Sigmund Freud) ],
2. [ Expression authentique et sensibilité (Romey), créativité, intuition, instinct, réceptivité, lâcher prise, synthèse, spontanéité, ressentis (feelings), pensée alternative (lateral thinking - Edward de Bono) ou systémique, rapprochements ou connectivité analogique, esprit de finesse (Pascal), cerveau droit (PNL), anima (Jung), yin (taoïsme), Victime (Ruiz), état Enfant (Berne), Ça (Freud) ].
Renoncer au perfectionnisme, c'est gagner du temps, de la motivation, de l'argent. C'est aussi plus d'efficience. C'est - pour terminer - s'ouvrir à l'expressivité, cette amorce, ce jaillissement continu des réalisations humaines. Ajoutez à cela de la structure (mettons un scoring) et vous gainez vos idées dans un corps (un plan d'actions) réaliste et sain.
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[1] Que dire ? J'aide les équipes à envisager les rapports de force avec un marché, les angles de pénétration commerciale, le suivi visuel (tableaux de bord simples, épinglés en grand), les actions à mener en priorité - compte tenu de leur impact (scoring), et le canal socioémotionnel avec lequel il faut parler à chacun des collaborateurs. Pourquoi ? Pour que chacun tienne dans la durée, j'aide le manager à parler clairement et à féliciter tout ce qui avance. Oui c'est de l'organisation (à visée stratégique) et du management (orienté motivation). Les gains ? Une plus grande liberté quant au temps (priorisations et redéploiements enfin possibles), un succès commercial patent (visible, suivi, "bichonné"), une cohésion des équipes dans la durée (le succès vient... des gens).
[2] A l'échelle des entreprises, il y a aussi des paradigmes, des socles plus ou moins cohérents de croyances, de conceptions (représentations, principes c'est-à-dire valeurs). Et ces socles sont à la fois des marchepieds vers un mieux. (C'est l'idée d'amélioration continue). Le mieux devient alors un plus. Certes, obtenir 25 % de taux de conquête commerciale, c'est davantage (et mieux) que 18 %. Il faut pour autant se dire qu'un seuil viendra (une nouvelle donne ou une usure) où le socle du départ va se crisper, devenir un dogme et étouffer la performance. Il faudra alors un vrai mieux, c'est-à-dire un changement qualitatif des perceptions et modes de travail. C'est toute la différence entre changement 1 (pareil, en plus - donc en bientôt limité) et changement 2 (nouvelles façons de faire, plus fines et davantage en phase avec ce tissu vivant - ce complexus - qu'est la vie). Sur les conceptions et les croyances, lire "Mojo d'entreprise" (ici) et "Vrac de janvier" sur les croyances limitatrices. C'est là. Et puis, sur les changements, il y a une théma - et c'est vers cet article que je compte vous emmener, "Métamorphoses Vs modifications" : là.
[3] Notamment en faisant du management, du vrai, qui booste les équipes. Cf. management-minute.
[ Image (c) Grevel @ Flickr.com | d'après l'étymologie, analyser c'est défaire des noeuds | la grâce, un contrepied à l'effort endémique de perfection | lire l'excellent boulot de Traverson sur la synergie | théma systèmes | théma cerveau | autre sujet - Absara.com, ces jours-ci, passe techniquement de 500 ou 600 lecteurs par jour à environ 100, lire les ratés du serveur allemand qui héberge ce blog, chez Flemming ] Read More
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Un esprit sain dans un planning sain
Il y a une grosse intro, d'accord ? C'est parce que je retrouve à l'instant des citations de spécialistes du tertiaire, couchées par mes soins en novembre dernier. L'occasion ? Un colloque de l'Afpa Midi-Pyrénées. Ces notes touchent au métier de vendeur et d'assistant commercial. Angle en plus : les tendances du marché. Alors je vous condense les notes ici, après quoi nous reparlons de Jean.
On y va ?
1. Exit les vendeurs agressifs, prévient Véronique Dupire, chargée d'études à l'Afpa, désormais les services commerciaux recherchent des profils qui génèrent du lien, savent l'entretenir et aussi vendre du service. D'ailleurs l'expérience l'emporte à présent sur le niveau de formation ;
2. Un bon assistant commercial doit, en 2007, préférer l'ouverture aux autres (et la bonne gestion des imprévus) à la technicité pure, estime Maryse Duval, DRH de Sylogic et présidente de l'Association nationale des directeurs et cadres de la fonction personnel. Dans le même ordre d'idée, l'assistant doit pouvoir davantage évoluer (niveau d'ouverture) qu'être au départ chevronné (niveau de formation). L'impératif ? Savoir s'imprégner de l'ambiance et de la stratégie d'un groupe. Le ressenti des enjeux, en somme.
Reparlons de Jean. Il aide les équipes commerciales à mieux vendre. Pour lui, les entreprises envisagent deux critères cruciaux de qualité. Elles exigent que le vendeur connaisse à fond son client. Le vendeur doit en outre connaître le produit sur le bout des doigts. Pour rappel, le patron, c'est le client (Sam Walton, fondateur de Wal-Mart). Le nerf de la guerre ? En plus de la disposition d'esprit, c'est le temps. Une étude de Proudfoot Consulting (2005) indique que les commerciaux passent leur temps à faire... plein de choses annexes :
administratif, 29 %
déplacements, 20 %
temps [1] perdu, 17 %,
résolution de problèmes avec clients, 14 %,
temps commercial, 20 %
It's amazing!
Y a-t-il une solution ? Bien sûr, préconise Jean. Il faut : 1.augmenter le temps sur le terrain [ndlr - optimiser le reste ou le confier, par exemple aux assistants], 2. prioriser les clients à bon potentiel (scoring), 3.mesurer [2] l'efficience de chaque vendeur.
Mmh, je regarde : le déroulé complet serait long. Et le temps s'écoulant, je dois arrêter le billet ici. Pour tout point de prolongation, je vous invite en partie commentaires. Vous voulez bien ?
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[1] Réparer une machine, revenir sur ses pas, etc.
[2] Etre efficace, c'est atteindre un objectif coûte que coûte (temps, argent, énergie nerveuse, impact sociétal). Etre efficient, c'est y parvenir avec un faible emploi de ressources (temps, argent, énergie humaine, etc.). La mesure (tableau de bord) de ce type de performance est déterminant : comme le dit Thierry Gougeon, tout ce qui n'est pas mesuré est perdu.
[ Haute-Garonne - Les employeurs du tertiaire, toutes branches confondues, sont encore numériquement institutionnels | les 20/80 donnent dans l'ordre : Conseil général, mairie de Toulouse, Centre hospitalier universitaire | dans le département, il y a un commercial (sédentaire ou itinérant) pour environ deux employés de bureau | une assistante commerciale indique que son rôle est de faire l'interface, la médiation, la gestion des conflits, les comptes-rendus rapides et fiables des fortunes ou infortunes du terrain, la redescente sur terre en cas de stratégie qui flirte avec la folie des grandeurs, l'avertisseur quand l'ambiance est en berne ] Read More
[ Le temps c'est du piment - 7e partie ] Le temps c'est des cailloux - 8e partie
Tiens, c'est maintenant le billet sur le Tremendous qui se fait la malle : place au sang neuf chez les billets, ok.
Parlons maintenant de minéraux. Comme chacun(e) d'entre vous, j'ai plusieurs fois lu (par mèl) l'histoire du prof et des cailloux. Vous savez ? C'est une espèce de légende urbaine, une fable post-moderne. L'histoire est amusante : une éminence grise dispose de très peu de temps pour animer un module pointu. Un truc sur la gestion du temps (décidément !). Et il doit convaincre une pleine salle de brillants stagiaires qu'il y a une méthode absolue pour gérer un planning de haut vol. Ok. Il a avec lui de gros cailloux, qu'il dispose au fond d'un vase en verre. Et il prend ensuite des cailloux moyens, il fait pareil. Pour terminer, il prend des graviers, les déverse aussi. Et le perfectionnisme le pousse à se saisir d'une poignée de sable qu'il ajoute à l'ensemble. - Conclusion ? lance-t-il. - En optimisant tout et tout le temps, répond un bon stagiaire, on voit qu'il reste du temps quand même. C'est ce que montre le sable, qui parvient à se loger dans un ensemble déjà bien rempli. - Mmh, répond l'expert. Le vrai time management, c'est plutôt de visser au planning en premier les choses essentielles, par exemple la vie de famille, et puis de placer ensuite le reste. Les gros cailloux sont les choses vitales pour l'équilibre d'un travailleur, le reste est ce qui suit dans les priorités.
Conclusion, je traite des priorités. Et je réponds aux mèls... juste après : patience. Je m'efforce de répondre à tout le monde, je vous rassure :-)
(Merci.)
[ Beau caillou | des cailloux et du zen | le très beau jardin de Compans-Caffarelli, à Toulouse | Jodo et le zen | les kôan, ici et là | et puis cette belle histoire d'Henri Brunel qui raconte que deux moines s'opposent sur l'existence réelle d'un gros rocher, le premier dit qu'il existe en tant que tel et l'autre, que c'est juste une représentation de l'esprit - je vous laisse deviner la chute ] Read More
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Scoring partners
~ Vis, euros et coeurs
Où on reparle des petits coeurs, des petits euros et des petits bidules que l'on attribue aux activités qu'on a sous le nez. Vous vous souvenez ? (C'est ici.) Une bonne liste d'activités (tâches, processus, to do items, etc.), bref des items d'action (des verbes - faire ci, faire ça), et les individus qui répartissez un certain nombre de j'aime (mettons 5 coeurs en tout, à dispatcher au sein des items), un certain nombre de ah oui, ça c'est important pour la boîte (mmh, 5 euros à répartir pareil). L'idée [1] : prioriser les items qui ont un maximum de [coeurs] x [euros]. Ajoutez-y l'idée de coefficient. Par exemple, si l'intérêt de la boîte prime largement, vous vous retrouvez avec - par exemple, à vous de choisir - un [x 2] pour la catégorie "euros" dans chaque item. Ce qui donne plus de poids au côté l'avenir de la boîte, c'est central.
D'accord ?
Eh bien aujourd'hui, je vous donne ma méthode pour aider les équipes de projet à déterminer qui fait quoi [2]. Pour rappel, un projet, c'est une activité inhabituelle, que l'on confie ou qui s'adopte volontairement par des gens de l'entreprise. Ces gens ont une envie ou un talent présumé - parfois différent de leur métier habituel - pour faire ce type de choses. Ex. : organiser une soirée de networking (réseautage, mise en rapport directe, selon les goûts des gens) au profit d'un groupement d'assureurs. Les assureurs font cause commune pour rencontrer du beau monde. Ok ?
Pour bien préparer, vous demandez aux gens de prendre un papier et de faire une liste de choses qu'ils savent faire (environ 10 verbes : recevoir du monde au téléphone, etc.), à côté une liste de choses qu'ils aiment faire (10 aussi, avec 7 ou 8 choses inédites) et puis, pour terminer, une liste de choses qu'ils doivent ou devront - d'après eux - faire : les choses que le pilote du projet ou bien le patron va leur demander dans le cadre de ce projet. 10 là encore, des choses identiques ou différentes de ce qu'il y a déjà dans les deux autres colonnes. L'idée : que d'une liste à l'autre il y ait seulement 20 ou 30 % de choses communes. L'expérience montre que c'est une bonne proportion.
Une fois que tout le monde a terminé, vous demandez aux individus de relier par un trait (un peu comme un fil d'Ariane) les choses qui, dans la page, se répètent d'une colonne à l'autre. Il y a forcément des choses que les gens savent faire, qu'ils aiment faire et qu'on va leur demander de faire : ça tombe bien. (Appelons ça des activités star ou des activités vertueuses.) Le reste, on le laisse comme ça. Et on tend l'oreille : - Tiens, je pourrais, dit Untel, rajouter un truc ici. Ou là. Je peux ? - Bien sûr, cher ami, lui dites-vous. Mesdames et messieurs, si vous le souhaitez, vous pouvez enlever ou rajouter des choses, c'est parfaitement possible. C'est le moment du "je rajoute-et-j'enlève", qui est important.
Après, vous donnez à chacun un lot de coeurs et un lot d'euros (ce sont des bourses virtuelles) et leur demandez de les répartir sur les items, dans chaque colonne, qui leur semblent les plus prégnants. C'est très subjectif et c'est bien. Donnez-leur par exemple 9 coeurs (nombre impair, qui oblige à faire des choix) et 9 euros par colonne. Première colonne : là, ils donnent mettons 1 coeur et 0 euro à l'item A, 2 coeurs et 1 euros à l'item B, 0 coeur à l'item C et 1 euro, etc. Pareil pour la deuxième colonne, pareil pour la troisième. Puis proposez de faire les produits :
Colonne j'aime faire, item A = [*] x [0 €] = 0, item B = [**] x [€] = 2, etc.
Colonne je sais faire, item A = [**] x [€€] = 4, item B = 3, etc.
Colonne je dois faire, item A = 6, etc.
Note : avec le coefficient du départ (Mmh, quel critère a vraiment de l'importance ?), les scores changent, pensez-y.
Une fois les scores établis pour chaque item, vous laissez reposer un peu la pâte et dites : - Y a-t-il des choses obligatoires, réglementaires, législatives ou tout simplement vitales dans vos listes ? - Oh que oui ! répond le groupe en coeur. - D'accord. Je vous invite à dessiner une petite vis devant chacun de ces items "vissés" (ou bien un poids ou une haltère).
Reprenons et concluons. A partir de ce stade, que chacun se note dans un planning les tâches vissées, pour chaque jour, chaque semaine, chaque mois que dure le projet (même si c'est pour tous les jours, de 13 h 30 à 15 h). Ensuite, que chacun se saisisse des items stars (ou vertueux) et les positionne aussi dans son planning (c'est le moment d'autoriser les marchandages entre les gens, c'est très positif de les voir troquer tel ou tel item contre un autre). Quant au reste, je veux dire les items intéressants ou moins utiles, invitez les personnes à en extraire l'essentiel, c'est-à-dire les 20/80 de Vilfredo Pareto. Soit les 20 % d'items qui génèrent ensemble, pour chaque colonne, 80 % du score total.
Autorisez à nouveau les marchandages, dans un climat respectueux. Puis qu'une personne extérieure (vous, un consultant, un référent) rédige rapidement les lettres de mission de chacun, avec son territoire propre (faire ci, faire ça). Cette lettre de mission se traduit par un planning individuel.
Pour vous, pensez à faire un planning de groupe, grand et clair : qui fait quoi, qui contrôle qui et qui valide l'ensemble à telle date, à telle autre, etc.
Voilà, è finito : je file.
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[1] L'on peut aussi pousser jusqu'à 3 critères : ce que j'aime faire, l'intérêt pour la boîte, d'accord, mais aussi l'intérêt que j'ai à faire ci ou ça pour tel ou tel collègue (ça le soulage, le rassure, lui fait plaisir, etc.).
[2] Qui fait quoi ? Il y a des règles pour ça. Cf. 3QO2CP.
[ Image (c) Dave Gray, dgray_xplane @ Flickr.com | ces plannings, vous l'avez compris sont rationnels et participatifs, ils sécurisent les territoires de chacun, tiennent compte de la subjectivité des collaborateurs et de l'intérêt collectif | le volet marchandage est primordial | les actions retenues sont celles qui génèrent de la valeur, dans l'exécution ]
[ << Fameux 20/80 - 5e partie ] Le temps, c'est du piment - 6e partie [ Laurence Parisot et le 20/80 | Bâtir un planning selon des notes que vous donnez aux activités - 7e partie >> ]
Discernez (et ciblez), c'est gagné
<< Dans tout groupe de choses contribuant à un effet commun, la majeure partie de l’effet est attribuable à un nombre relativement faible de ces choses. >>
Jean-Luc Watine, consultant en optimisation du statut des dirigeants
[ Dans un phénomène, le tri, c'est le fait de retenir les constituants les plus significatifs, les plus porteurs (ex. : des explications, des attributions), au détriment de ceux qui sont jugés pauvres (bien sûr) | la sélection, c'est l'art d'exercer un choix en fonction de critères donnés (pertinence, goûts personnels) | le choix, c'est l'inclination, c'est ce que vous avez de cérébral et d'émotionnel et qui vous pousse à conserver quelque chose qui vous semble profitable - le cerveau combine tout le temps pensées et émotions, cf. Antonio Damasio ]
[ << Le rangement, tout un truc - 4e partie ] Le temps, c'est du piment - 5e partie [ Jean-Luc Watine - 6e partie >> ]
Vous faire gagner du temps
Oui, je sais. L'excellent Marc Traverson, coach parisien, dit du temps que c'est occidental. La notion équivaut à un ensemble vide en Orient : nip, queud', walou, nada. Le temps, c'est quelque chose de culturel avant tout. Et c'est aussi ce que dit l'anthropologue Edward Twitchell Hall : l'espace et le temps sont des objets culturels, les croyances et les pratiques de tout groupe humain colorent ça de manière typique (cf. Occident Vs Orient). Au point que la culture - c'est moi qui le dis - serait une émergence de dyades (grilles de lecture avec deux grands pôles), relatives à l'espace et au temps : proche/éloigné, rapide/lent, intime/public, à point nommé/en décalage, etc.
C'est vrai, c'est complètement vrai.
Pour autant, votre entreprise - et le réseau qu'elle forme avec les entreprises et les institutions - se met au diapason de ce qui, en Occident, est jugé comme important : le délai. Le délai, c'est central. Il se fonde sur le calendrier : vous m'ferez ça pour jeudi en huit est une chanson commune. Il y a aussi le temps comptable, c'est-à-dire comment dans l'année l'expert répartit, amorce et arrête les événements chiffrés. Puis, il y a le temps commercial, celui qui fait que l'on vend bien de la deuxième semaine de janvier à fin avril, de mai ensuite à fin juin, puis de mi-septembre à fin décembre. Et puis, c'est ce qui m'intéresse aujourd'hui, il y a le temps efficace. Vous savez ? Le temps que l'on déploie pour les projets, pour les campagnes, le temps des plannings, le temps des productions (machines ou hommes), etc.
Ce temps, c'est le temps rationnel (le temps qu'on comprend, qu'on envisage), c'est le temps de travail.
Alors, comment un consultant en organisation peut-il vous aider à optimiser ce temps-là ? J'entends vous aider à y caser plus de choses agréables et/ou profitables ?
Il y a deux outils.
Le premier, c'est l'utilisation des papillons, les fameux Post-it. Je vous renvoie au billet là-dessus. Sûr que la méthode, qui s'appuie sur l'animation d'un groupe, produit des fruits. Vous résolvez des problèmes (mettons d'organisation) et donc... gagnez un temps précieux. Quelques heures de travail améliorent fortement les pratiques. Le plan d'action (ex. : punaiser un gros planning en carton dans le hall) permet alors de mieux saisir qui fait quoi. Et donc de rationaliser ce bon sang de temps.
Deuxième pratique : c'est le scoring. Ou méthode de notation, de priorisation des propositions. Le scoring, c'est le fait de lister plein de choses, par exemple des tâches. Là, vous les avez et vous demandez à votre équipe de donner, individuellement, un nombre de coeurs (les j'aime faire ça) et un nombre d'euros (mmh, ça, ça rapporte à la boîte) pour chaque item. Après, pour chaque ligne, vous multipliez le nombre de coeurs par le nombre d'euros : appelons ça des scores. Et appliquez un écrémage, un 20/80 façon Vilfredo Pareto. C'est-à-dire retenez les 20 % d'items qui génèrent 80 % de scores, ici positifs.
Echantillon :
A) Lire les e-mails le matin [ **** x €€ = score de 8 ]
B) Gérer les contentieux [ * x €€€€ = score de 4 ]
C) Préparer le prochaine campagne commerciale [ *** x €€€€ = score de 12 ]
L'on comprend aisément que l'activité C prime, sa représentation de 33,3 % des items listés génère 12/24 soit 50 % des scores. Tout de suite après ce qui est obligatoire (choses légales ou réglementaires), vous placerez donc dans le planning tout ce qui est relatif à C. Le reste se logera où il y a du temps.
Un conseil : dans les faits, gardez 5 % de tolérance, 5 % de flottement dans l'application réelle des tâches. Considérez qu'il y a des "plantages" possibles (impondérables, incompétence des fournisseurs). Il vaut mieux les inclure dès le départ. Ou alors de considérer que le planning est vrai à 95 %, c'est comme vous voulez.
Sur le terrain, si le "plantage" excède 5 %, réprimandez le fautif (cf. management-minute), discutez avec celui qui a fait une simple erreur (cf. Hervé Gougeon) et félicitez celui qui réussit et tient ses délais.
Voilà ! J'y vais : bon week-end !
[ Manager en Orient | en cas de changement de cap managérial, vous pouvez pondérer le critère "coeurs" ou le critère "euros", en coefficientant l'un ou l'autre (ex. : coeff de 2) | comment Alain Lefebvre, patron de 6nergies, utilise les Post-it - photos | regardez à quel point le Travaillomane de Taibi Kahler recherche une maîtrise du temps | time management, la théma (et notamment Getting things done - GTD) | quelques outils atomiques de ma collection personnelle ]
[ << Efficience personnelle - 1e partie | le temps, c'est de l'argent ] Le temps, c'est du piment - 2e partie [ Cartographier pour tout saisir, pour aller vite - 3e partie >> ]
1. S'organiser
Où l'on reparle de la vieille histoire du loup et du chien. Le salarié d'un seul employeur doit gérer sa vie professionnelle, et sa vie personnelle [1], au regard d'un vis-à-vis unique : son employeur. Mais le plurisalarié [2], ou le porteur de projet ou bien encore le cadre en repositionnement, doit vivre - en plus - de bien denses partenariats [3]. Les parties-prenantes lui sont multiples. Le temps ? Voilà qu'il file entre ses doigts. La constance, en outre, est son défi [4]. Que faire ? Du mind mapping (cartographie mentale) pour débroussailler, pour 'faire monter', pour connecter, pour donner aux choses une perspective et un sens. C'est très porteur. Puis, pour les choses ayant besoin d'un tri, d'une prise en main, d'un élagage systématique, il y a Getting Things Done (GTD), la lumineuse trouvaille de David Allen.
2. GTD avec Google Desktop ou un simple portail perso en Ajax
Je vous recommande quelque chose d'unique : depuis peu j'utilise les gadgets de Google Desktop, et parmi eux la fonctionnalité Tâches à effectuer. Pratique à retrouver, quel que soit l'ordinateur connecté. Un jeu d'enfant que d'assigner à chaque famille de processus l'une des catégories GTD [5]. J'ai aussi un secret, c'est Protopage. (J'adore.) L'idée ? Une catégorie de tâches (ou de processus) par boîte. Soit cinq boîtes. Le gain ? Tout est sur le Net. Donc accessible par un mot de passe. Partage et protection deviennent possibles.
Puissant, enfantin.
Fig. 1 - GTD, schémas types
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[1] Ajoutons-y tout de même cette part de recherche qui nous anime depuis la nuit des temps : la soif spirituelle.
